Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư Ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch. Theo đó, Thông tư này ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch, Sổ đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam và các mẫu giấy tờ về quốc tịch.
Đối tượng sử dụng mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch bao gồm: Công dân Việt Nam, người nước ngoài có nhu cầu xin giải quyết các việc về quốc tịch; Các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Ủy ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài; Sở Tư pháp các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương; Ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương; Bộ Ngoại giao; Bộ Tư pháp.
In, sử dụng mẫu sổ quốc tịch, mẫu giấy tờ về quốc tịch
Mẫu sổ quốc tịch, mẫu giấy tờ về quốc tịch ban hành theo Danh mục tại Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ giải quyết các việc về quốc tịch được truy cập, tự in để sử dụng. Người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để in và sử dụng các mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai. Trường hợp người có yêu cầu không thể tự in thì cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người có yêu cầu.
Nguyên tắc sử dụng Sổ quốc tịch
Công chức làm công tác quốc tịch của Sở Tư pháp, viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự làm công tác quốc tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải tự mình ghi vào Sổ quốc tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; không sử dụng nhiều loại màu mực trong một sổ, không dùng mực đỏ. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in Sổ quốc tịch trên máy thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu. Trong trường hợp thụ lý, giải quyết các việc về quốc tịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” là người ghi vào Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch.
Sổ quốc tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin thì định kỳ hàng năm phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối.
Sổ thụ lý hồ sơ các việc về quốc tịch (Mẫu TP/QT-2020-STLHSQT) được sử dụng để ghi chung các việc xin nhập, xin trở lại, xin thôi quốc tịch Việt Nam.
Nguyên tắc sử dụng mẫu giấy tờ về quốc tịch
Công chức làm công tác quốc tịch phải tự mình ghi đầy đủ thông tin vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ, Trích lục đăng ký xác định có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam. Trong trường hợp thụ lý, giải quyết các việc về quốc tịch theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức làm công tác tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” ghi vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả hồ sơ.
Tùy theo từng loại việc, người có yêu cầu giải quyết các việc về quốc tịch phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo các cột, mục trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai.
Người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã ghi trong mẫu Đơn, Bản khai lý lịch, Tờ khai; trường hợp cố ý khai sai lệch thông tin thì tùy theo mức độ, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Thống kê số việc đã thụ lý, giải quyết trong năm; lưu trữ Sổ quốc tịch
Khi hết năm, người đã ghi vào sổ quốc tịch phải thống kê rõ tổng số trường hợp đã ghi vào sổ trong một năm; trường hợp sử dụng nhiều sổ trong một năm thì phải ghi tổng số quyển và số trường hợp đã ghi; ký, ghi rõ họ, tên và báo cáo người đứng đầu cơ quan ký xác nhận, đóng dấu. Sổ quốc tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn, bảo quản theo quy định pháp luật về lưu trữ.
Thông tư này có hiệu lực từ ngày 24 tháng 5 năm 2020 và thay thế Thông tư số 08/2010/TT-BTP ngày 25 tháng 3 năm 2010 của Bộ Tư pháp hướng dẫn mẫu giấy tờ về quốc tịch và mẫu sổ thụ lý các việc về quốc tịch./.