Trợ giúp pháp lý cho người dân nông thôn trong việc điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân theo quy định mới

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, Nhà nước Việt Nam đã tiến hành cải cách sâu rộng trong lĩnh vực quản lý dân cư và giấy tờ tùy thân. Việc ban hành Luật Căn cước công dân năm 2023 và Nghị định số 104/2024/NĐ-CP ngày 1 tháng 4 năm 2024 về cấp, quản lý và sử dụng thẻ Căn cước công dân gắn chip, định danh điện tử, đánh dấu bước chuyển quan trọng trong hiện đại hóa công tác quản lý dân cư. Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được kết nối liên thông với các bộ, ngành và địa phương, thay thế dần các loại giấy tờ truyền thống, hướng tới mục tiêu “một công dân – một mã số định danh duy nhất”.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc thực hiện các quy định mới về điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân vẫn còn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là ở khu vực nông thôn, vùng sâu, vùng xa và vùng đồng bào dân tộc thiểu số. Nhiều người dân chưa hiểu rõ quy định mới, không biết cách làm thủ tục cấp đổi căn cước, hoặc lúng túng khi giấy tờ bị sai, bị mất, trùng lặp thông tin. Ở nhiều nơi, người dân không có giấy khai sinh, giấy kết hôn,... mà chưa được hướng dẫn rõ về cách cập nhật thông tin trong cơ sở dữ liệu dân cư. Những hạn chế này dẫn đến việc họ gặp nhiều trở ngại trong tiếp cận các dịch vụ hành chính, y tế, giáo dục, tín dụng, bảo hiểm xã hội, thậm chí trong quyền tự do cư trú và quyền bầu cử.
Đối với người dân nông thôn, đặc biệt là nhóm yếu thế như người cao tuổi có khó khăn tài chính, người dân tộc thiểu số ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật có khó khăn tài chính,... rào cản trong việc làm lại hoặc điều chỉnh giấy tờ tùy thân càng trở nên nghiêm trọng hơn. Nhiều trường hợp mất căn cước, không có điện thoại thông minh để đăng ký định danh điện tử, hoặc không có khả năng tự khai báo, cập nhật thông tin trên môi trường số. Trong khi đó, các quy định pháp luật về xác minh, điều chỉnh thông tin cá nhân ngày càng đòi hỏi hồ sơ chặt chẽ, chứng cứ rõ ràng, gây khó khăn cho người dân thiếu hiểu biết pháp luật.
Trong bối cảnh đó, trợ giúp pháp lý của Nhà nước đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm công bằng xã hội và quyền tiếp cận công lý của người dân. Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017 quy định rõ: người thuộc hộ nghèo, người dân tộc thiểu số cư trú ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, người cao tuổi có khó khăn về tài chính, người khuyết tật có khó khăn về tài chính, trẻ em, và một số nhóm yếu thế khác là những đối tượng được hưởng dịch vụ pháp lý miễn phí do Nhà nước bảo đảm. Nhờ trợ giúp pháp lý, người dân có thể được tư vấn, hướng dẫn thủ tục hành chính, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, đại diện khiếu nại, kiến nghị, hoặc tham gia bảo vệ quyền lợi trong các vụ việc hành chính có liên quan đến việc cấp, đổi, điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân.
Trợ giúp pháp lý không chỉ là một dịch vụ pháp lý đơn thuần mà còn là biểu hiện sinh động của chính sách nhân văn, góp phần xóa bỏ rào cản pháp lý cho người dân yếu thế, đặc biệt là người nông thôn. Trong lĩnh vực giấy tờ tùy thân, hoạt động trợ giúp pháp lý giúp người dân được “xác danh” đúng với thông tin thật, từ đó được bảo đảm quyền tiếp cận các dịch vụ công, được pháp luật bảo vệ đầy đủ và bình đẳng thông qua tư vấn, hỗ trợ người dân khai báo nhân thân, hướng dẫn làm căn cước gắn chip, chỉnh sửa thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để được cấp lại hoặc điều chỉnh giấy tờ kịp thời.
Việc biên soạn tài liệu “Trợ giúp pháp lý cho người dân nông thôn trong việc điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân theo quy định mới” nhằm đạt các mục tiêu sau:
Thứ nhất, trình bày cơ sở pháp lý và chính sách mới của Nhà nước về cấp, quản lý, điều chỉnh và cấp lại giấy tờ tùy thân, trong đó trọng tâm là Luật Căn cước công dân 2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Thứ hai, phân tích đặc điểm, nhu cầu và những khó khăn thực tế của người dân nông thôn trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến giấy tờ tùy thân.
Thứ ba, đánh giá vai trò của hoạt động trợ giúp pháp lý trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, qua đó chỉ ra những bất cập, rào cản và khoảng trống trong cơ chế phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước với hệ thống trợ giúp pháp lý.
Thứ tư, nêu các tình huống điển hình minh họa cho quá trình trợ giúp pháp lý trong lĩnh vực giấy tờ tùy thân – từ tư vấn, hỗ trợ hành chính đến tham gia bảo vệ quyền lợi trong khiếu nại, tố tụng hành chính.
Thứ năm, đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động trợ giúp pháp lý cho người dân nông thôn trong lĩnh vực này, bảo đảm quyền tiếp cận pháp luật, quyền được xác nhận nhân thân hợp pháp và quyền hưởng an sinh xã hội bình đẳng.
Tài liệu này tập trung vào đối tượng người dân nông thôn – nhóm chiếm tỷ lệ lớn trong dân số Việt Nam, thường gặp nhiều hạn chế về điều kiện kinh tế, giao thông, công nghệ và trình độ pháp lý. Nội dung tài liệu sẽ phân tích các quy định mới về định danh điện tử, thẻ căn cước gắn chip, việc thay thế sổ hộ khẩu giấy, và quy trình xử lý khi thông tin cá nhân có sai lệch hoặc mất mát. Trên cơ sở đó, tài liệu đưa ra một số tình huống giả định để dễ áp dụng vào thực tiễn cho hoạt động trợ giúp pháp lý ở cấp cơ sở – từ khâu tiếp nhận yêu cầu đến phối hợp liên ngành trong việc xác minh, hỗ trợ cấp lại, và theo dõi quá trình hoàn tất thủ tục cho người dân.
Trợ giúp pháp lý trong lĩnh vực giấy tờ tùy thân không chỉ giúp người dân nông thôn bảo đảm quyền nhân thân mà còn góp phần vào tiến trình chuyển đổi số quốc gia, xây dựng chính quyền số và xã hội số toàn diện. Khi mỗi công dân đều có thông tin định danh chính xác, quyền tiếp cận pháp luật và dịch vụ công sẽ được mở rộng, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội, củng cố niềm tin của nhân dân vào Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.

NỘI DUNG

CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TRONG LĨNH VỰC ĐIỀU CHỈNH, CẤP LẠI GIẤY TỜ TÙY THÂN

1. Khái niệm và bản chất của trợ giúp pháp lý

Trợ giúp pháp lý (trợ giúp pháp lý) được Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017 định nghĩa tại Điều 2 là “việc cung cấp dịch vụ pháp lý miễn phí cho người được trợ giúp pháp lý trong vụ việc trợ giúp pháp lý, qua đó góp phần bảo đảm quyền con người, quyền công dân trong tiếp cận công lý và bình đẳng trước pháp luật.”
Từ định nghĩa này, có thể thấy trợ giúp pháp lý mang bốn đặc trưng cơ bản:
Thứ nhất, đây là dịch vụ pháp lý công do Nhà nước tổ chức và bảo đảm kinh phí.
Thứ hai, người dân không phải trả tiền hoặc lợi ích vật chất khác, thể hiện tính nhân đạo và công bằng xã hội.
Thứ ba, mục đích của trợ giúp pháp lý không chỉ là giải đáp quy định pháp luật mà còn là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yếu thế khi tham gia quan hệ pháp luật.
Thứ tư, trợ giúp pháp lý là một bộ phận của chính sách an sinh pháp lý quốc gia, song hành cùng trợ giúp xã hội, bảo hiểm y tế, bảo trợ xã hội và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp nhỏ, nhưng hướng đến công bằng cơ hội tiếp cận pháp luật cho nhóm thiệt thòi.
Cơ sở lý luận này phản ánh quan điểm xuyên suốt của Nhà nước Việt Nam: bảo đảm “mọi người đều bình đẳng trước pháp luật, không bị phân biệt đối xử trong việc tiếp cận công lý.”
Nhìn chung, trợ giúp pháp lý không chỉ là một hoạt động hỗ trợ pháp luật thuần túy, mà là một công cụ hiện thực hóa quyền con người trong Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, theo tinh thần Hiến pháp năm 2013 và các công ước quốc tế về quyền dân sự, chính trị mà Việt Nam là thành viên.

2. Nguyên tắc thực hiện trợ giúp pháp lý

Theo Điều 3 Luật trợ giúp pháp lý 2017, hoạt động trợ giúp pháp lý phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Tuân thủ pháp luật và quy tắc nghề nghiệp trợ giúp pháp lý.

• Kịp thời, độc lập, trung thực, tôn trọng sự thật khách quan.

• Bảo vệ tốt nhất quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý.

• Không thu tiền, lợi ích vật chất hoặc lợi ích khác từ người được trợ giúp pháp lý.

Ngoài ra, Nghị định số 144/2017/NĐ-CP, tại Điều 5, cụ thể hóa thêm nguyên tắc về phối hợp liên ngành, trách nhiệm bảo mật thông tin, và trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thiệt hại do lỗi của người thực hiện trợ giúp pháp lý.
Các nguyên tắc này tạo nền tảng đạo đức - pháp lý cho mọi hoạt động trợ giúp pháp lý ở cơ sở, giúp phân biệt trợ giúp pháp lý với tư vấn pháp luật thương mại hoặc dịch vụ hành chính công có thu phí.
Sau ngày 1/7/2025, khi hệ thống chính quyền thống nhất và dữ liệu hành chính công được liên thông, việc tuân thủ nguyên tắc độc lập, bảo mật và khách quan càng có ý nghĩa đặc biệt, nhằm bảo vệ thông tin nhân thân của công dân trong môi trường số.

3. Đối tượng được trợ giúp pháp lý

Căn cứ Điều 7 Luật trợ giúp pháp lý 2017 (được sửa đổi, bổ sung có hiệu lực từ 1/7/2025) và Điều 3 Nghị định 144/2017/NĐ-CP, nhóm người được trợ giúp pháp lý miễn phí bao gồm:
1. Người có công với cách mạng.
2. Người thuộc hộ nghèo.
3. Trẻ em.
4. Người dân tộc thiểu số cư trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn.
5. Người bị buộc tội từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi.
6. Người bị buộc tội thuộc hộ cận nghèo.
7. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây có khó khăn về tài chính (người thuộc hộ cận nghèo hoặc là người đang hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng theo quy định của pháp luật):
- Cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con của liệt sĩ và người có công nuôi dưỡng khi liệt sĩ còn nhỏ;
- Người nhiễm chất độc da cam;
- Người cao tuổi;
- Người khuyết tật;
- Người từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi là bị hại trong vụ án hình sự;
- Nạn nhân trong vụ việc bạo lực gia đình;
- Nạn nhân của hành vi mua bán người theo quy định của Luật Phòng, chống mua bán người;
- Người nhiễm HIV.
Đối tượng là người dân nông thôn thường trùng với nhiều tiêu chí trong nhóm được trợ giúp pháp lý: người thuộc hộ nghèo, người cao tuổi, người dân tộc thiểu số, người khuyết tật.... Vì vậy, việc triển khai trợ giúp pháp lý cho lĩnh vực giấy tờ tùy thân không chỉ là chính sách hỗ trợ cá nhân mà còn là giải pháp thực thi công bằng vùng miền.

4. Quyền và nghĩa vụ của người được trợ giúp pháp lý

Điều 8 Luật trợ giúp pháp lý 2017 quy định người được trợ giúp pháp lý có các quyền:

• Được trợ giúp pháp lý miễn phí.

• Được thông tin về quyền, nghĩa vụ và quy trình trợ giúp pháp lý.

• Được lựa chọn, thay đổi hoặc rút yêu cầu trợ giúp pháp lý.

• Được bồi thường nếu bị thiệt hại do lỗi của người thực hiện trợ giúp pháp lý.

• Có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm trong hoạt động trợ giúp pháp lý.

Điều 9 Luật trợ giúp pháp lý 2017 quy định nghĩa vụ của người được trợ giúp pháp lý:

• Cung cấp đầy đủ, trung thực thông tin, tài liệu liên quan đến vụ việc.

• Xuất trình giấy tờ chứng minh thuộc diện được trợ giúp pháp lý.

• Tôn trọng tổ chức và người thực hiện trợ giúp pháp lý.

• Không yêu cầu nhiều tổ chức trợ giúp pháp lý giải quyết cùng một vụ việc

Đây là cơ sở để bảo đảm tính công bằng, minh bạch và tránh lạm dụng chính sách.
          Trên thực tế, ở khu vực nông thôn, nhiều người dân không có đủ giấy tờ để chứng minh thuộc diện được trợ giúp pháp lý (do mất, hư hỏng, hoặc chưa đồng bộ dữ liệu). Do đó, các Trung tâm trợ giúp pháp lý cần phối hợp với UBND xã và cơ quan tư pháp – hộ tịch để xác minh, tránh làm mất quyền hợp pháp của người dân vì thiếu hình thức chứng minh.

5. Hình thức thực hiện trợ giúp pháp lý

Căn cứ Điều 14 Luật trợ giúp pháp lý 2017, trợ giúp pháp lý được thực hiện dưới ba hình thức:

1. Tham gia tố tụng: người thực hiện trợ giúp pháp lý tham gia với tư cách người bào chữa, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý trong các vụ án hình sự, dân sự, hành chính, lao động.

2. Tư vấn pháp luật: cung cấp thông tin, hướng dẫn quy định pháp luật, giúp soạn thảo đơn từ, kiến nghị, hướng dẫn thủ tục hành chính.

3. Đại diện ngoài tố tụng: thay mặt người được trợ giúp pháp lý thực hiện các giao dịch, liên hệ với cơ quan hành chính, hoặc bảo vệ quyền lợi trong khiếu nại hành chính.

Đối với lĩnh vực điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân, hình thức phổ biến nhất là tư vấn và đại diện hành chính, trong đó trợ giúp viên hướng dẫn người dân làm thủ tục, soạn hồ sơ, lập đơn kiến nghị, hoặc tham gia buổi làm việc tại cơ quan công an, tư pháp, bảo hiểm xã hội.
Theo Điều 26 Nghị định 144/2017/NĐ-CP, người thực hiện trợ giúp pháp lý phải hoàn thành vụ việc trong thời hạn hợp lý:

• Không quá 10 ngày làm việc đối với tư vấn pháp luật thông thường.

• Không quá 30 ngày làm việc với vụ việc phức tạp cần xác minh hoặc thu thập chứng cứ.

• Trong trường hợp cấp bách, phải giải quyết ngay lập tức hoặc trong 12 giờ nếu có yêu cầu từ cơ quan tố tụng.

6. Thủ tục yêu cầu và thụ lý trợ giúp pháp lý

6.1. Hồ sơ yêu cầu trợ giúp pháp lý
Khi yêu cầu trợ giúp pháp lý, người yêu cầu phải nộp hồ sơ cho tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, gồm có:
Thứ nhất, đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý: Theo Điều 26 Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017, đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý phải có những nội dung cơ bản: thông tin cá nhân của người yêu cầu (họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú); lý do, nội dung vụ việc cần trợ giúp pháp lý; chữ ký hoặc điểm chỉ của người yêu cầu. Trong trường hợp người yêu cầu không thể tự viết đơn (do già yếu, khuyết tật, mù chữ), cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ ghi chép đầy đủ, bảo đảm tính trung thực và khách quan.
Thứ hai, giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý, cụ thể căn cứ Điều 33 Thông tư số 08/2017/TT-BTP (Bổ sung bởi Khoản 13 Điều 1 Thông tư 03/2021/TT-BTP). Trong trường hợp những người thuộc diện được trợ giúp pháp lý bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
Thứ ba, các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý.
b) Nộp hồ sơ yêu cầu trợ giúp pháp lý
Việc nộp hồ sơ yêu cầu trợ giúp pháp lý được thực hiện như sau: Trường hợp nộp trực tiếp tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, người yêu cầu trợ giúp pháp lý nộp các giấy tờ, tài liệu quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều này; xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý. Trường hợp người yêu cầu trợ giúp pháp lý không thể tự mình viết đơn yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm ghi các nội dung vào mẫu đơn để họ tự đọc hoặc đọc lại cho họ nghe và yêu cầu họ ký tên hoặc điểm chỉ vào đơn;
Trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu trợ giúp pháp lý nộp các giấy tờ, tài liệu quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều này, bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý;
Trường hợp gửi hồ sơ qua fax, hình thức điện tử, khi gặp người thực hiện trợ giúp pháp lý, người yêu cầu trợ giúp pháp lý phải xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý.

7. Cơ sở pháp lý của trợ giúp pháp lý trong điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân cho người dân vùng nông thôn

• Hiến pháp năm 2013, các Điều 14, 16, 102.

• Luật Trợ giúp pháp lý số 11/2017/QH14 ngày 20/6/2017.
  Nghị định 144/2017/NĐ-CP ngày 15/12/2017 quy định chi tiết một số điều của Luật trợ giúp pháp lý.

• Thông tư số 10/2023/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08/2017/TT-BTP ngày 15/11/2017 quy định chi tiết một số điều của Luật Trợ giúp pháp lý (trợ giúp pháp lý) và hướng dẫn giấy tờ trong hoạt động trợ giúp pháp lý và Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28/8/2018 hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý

• Luật Căn cước công dân số 22/2023/QH15 ngày 27/11/2023. Nghị định 104/2024/NĐ-CP ngày 1/4/2024 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết Luật Căn cước công dân.

• Luật Phòng, chống mua bán người (sửa đổi) năm 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

CHƯƠNG II. ĐẶC ĐIỂM VÀ NHU CẦU TRỢ GIÚP PHÁP LÝ CỦA NGƯỜI DÂN NÔNG THÔN TRONG VIỆC ĐIỀU CHỈNH, CẤP LẠI GIẤY TỜ TÙY THÂN TRONG BỐI CẢNH MỚI

1. Đặc điểm dân cư và bối cảnh xã hội - hành chính ở nông thôn

Sau ngày 1/7/2025, tiến trình sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã bước vào giai đoạn vận hành ổn định theo nghị quyết của Quốc hội, kéo theo thay đổi về địa danh, cơ cấu cơ quan chuyên môn và quy trình phục vụ tại bộ phận một cửa hợp nhất. Ở nông thôn, biến động này tương tác với cấu trúc dân cư già hóa, tỷ lệ lao động phi chính thức cao, trình độ học vấn không đồng đều và điều kiện hạ tầng số còn hạn chế. Đây là bối cảnh đặc thù chi phối trực tiếp cách người dân tiếp cận thủ tục điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân.
Hồ sơ hộ tịch và cư trú của phần lớn người dân nông thôn được hình thành qua nhiều thời kỳ, từng giai đoạn có phương thức quản lý khác nhau, từ sổ sách giấy đến số hóa từng phần. Khi Luật Căn cước công dân năm 2023 có hiệu lực, thẻ Căn cước trở thành giấy tờ nhận dạng chủ đạo, mã định danh cá nhân là khóa để liên thông dữ liệu dân cư và dữ liệu chuyên ngành. Luật Cư trú năm 2020 đã chấm dứt giá trị của sổ hộ khẩu giấy từ 1/1/2023, buộc mọi xác nhận về cư trú, nhân thân phải khai thác trên cơ sở dữ liệu. Ở nông thôn, quãng chuyển này tạo ra nhu cầu lớn về hiệu chỉnh thông tin gốc, vì các sai lệch lịch sử (ngày sinh, họ tên, giới tính, quê quán) thể hiện rõ khi đối chiếu điện tử.
Yếu tố dân cư di chuyển nội địa cũng cần được chú ý. Lao động nông thôn di chuyển theo mùa vụ đến đô thị, khu công nghiệp; trong quá trình di chuyển, việc thất lạc thẻ căn cước, thay đổi nơi cư trú, thay đổi tình trạng hôn nhân làm phát sinh chuỗi thủ tục cập nhật. Việc chính quyền cấp xã, tỉnh sau sáp nhập thay đổi con dấu, mã đơn vị hành chính cũng khiến một bộ phận giấy tờ cũ không còn khớp tên địa danh hiện hành, đòi hỏi điều chỉnh trên nền dữ liệu thay vì chỉ cấp lại giấy tờ.

2. Nhóm nhu cầu trợ giúp pháp lý nổi bật về giấy tờ tùy thân

Nhu cầu trợ giúp pháp lý có thể được hệ thống theo tư cách pháp lý của công dân trong các giai đoạn của cuộc đời. Thứ nhất là nhu cầu khôi phục tư cách pháp lý khi mất, hư hỏng thẻ căn cước. Với người dân ở nông thôn; khó khăn thường là không nhớ số định danh, không có tài khoản định danh điện tử, hoặc nơi cư trú thực tế khác với nơi đăng ký. Trợ giúp pháp lý cần hướng dẫn cách tra cứu mã định danh, xác lập lại nơi cư trú theo Luật Cư trú 2020 và nộp hồ sơ cấp lại.
Thứ hai là nhu cầu chuẩn hóa dữ liệu nhân thân khi phát hiện sai lệch giữa giấy khai sinh, sổ hộ tịch cũ với dữ liệu dân cư. Trong thực tế, chỉ khi đi làm bảo hiểm y tế, mở tài khoản ngân hàng, nhận trợ cấp xã hội, người dân mới nhận ra sự không trùng khớp. trợ giúp pháp lý cần giải thích đường đi pháp lý đúng: cải chính hộ tịch là bước nền, sau đó mới điều chỉnh dữ liệu căn cước và in lại thẻ, bảo đảm tính nhất quán dữ liệu gốc.
Thứ ba là nhu cầu cập nhật giấy tờ tùy thân theo biến động pháp lý cá nhân như kết hôn, ly hôn, nhận con nuôi, xác định lại giới tính, cải chính tên họ, thay đổi quê quán; các biến động này kéo theo cập nhật đồng bộ nhiều cơ sở dữ liệu. trợ giúp pháp lý có nhiệm vụ giúp người dân xây lộ trình hồ sơ tối ưu, tránh đi lại nhiều nơi và tránh nộp trùng lặp.
Thứ tư là nhu cầu hiểu đúng nghĩa vụ và quyền lựa chọn khi địa danh hành chính thay đổi sau sắp xếp. Không phải mọi thay đổi địa danh đều làm phát sinh nghĩa vụ đổi thẻ ngay; nguyên tắc là dữ liệu trong cơ sở dữ liệu dân cư phải đúng trước, còn việc in thẻ mới là quyền lựa chọn khi thông tin hiển thị trên thẻ cần trùng khớp giấy tờ giao dịch. Nắm vững nguyên tắc này giúp người dân tiết kiệm chi phí, đồng thời định hướng đúng trọng tâm là chuẩn hóa dữ liệu gốc.

3. Các khó khăn thường gặp trong việc cấp lại giấy tờ tùy thân của người dân nông thôn

Bốn nhóm khó khăn đặc thù ở nông thôn gồm  địa lý, ngôn ngữ – văn hóa, công nghệ thông tin và rào cản thủ tục – tâm lý. Khoảng cách từ thôn, bản đến trung tâm hành chính công khiến mỗi lần bổ sung hồ sơ trở thành một chuyến đi tốn kém. Khác biệt ngôn ngữ làm người dân tộc thiểu số khó tiếp cận khái niệm định danh điện tử, liên thông dữ liệu hay trích lục điện tử. Khoảng trống kỹ năng số khiến việc tạo, kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức 1, mức 2 không khả thi với người cao tuổi, người khuyết tật, người không có thiết bị thông minh. Cuối cùng, tâm lý e ngại cơ quan nhà nước hoặc sợ “làm sai bị phạt” dẫn đến trì hoãn, chấp nhận sống với thông tin sai.
Về mặt hiến định, Nhà nước có nghĩa vụ bảo đảm mọi công dân bình đẳng trước pháp luật, quyền được thừa nhận nhân thân và quyền tiếp cận công lý. Nghĩa vụ này đòi hỏi thiết kế thủ tục thân thiện với người yếu thế, duy trì kênh tiếp nhận trực tiếp song hành với kênh trực tuyến, và bố trí nguồn lực hỗ trợ tại cấp xã sau sắp xếp. Ở cấp chính sách, điều này được cụ thể hóa qua việc tổ chức các điểm hỗ trợ pháp lý – số tại xã, chuẩn hóa biểu mẫu song ngữ đối với địa bàn dân tộc, công khai quy trình trên bảng tin thôn bản, và thiết lập đường dây nóng tiếp nhận phản ánh về chậm trễ, từ chối không có căn cứ.
Liên hệ đến cơ sở pháp lý chuyên ngành, Luật Căn cước công dân 2023 khẳng định mỗi công dân có một mã định danh cá nhân duy nhất, không thay đổi khi đổi thẻ; Luật Cư trú 2020 bỏ sổ hộ khẩu giấy, yêu cầu khai thác thông tin cư trú trên cơ sở dữ liệu; Luật Trợ giúp pháp lý 2017 đặt ra quyền được trợ giúp pháp lý và nghĩa vụ của cơ quan nhà nước trong phối hợp tiếp nhận yêu cầu.

4. Vai trò và phương thức can thiệp của trợ giúp pháp lý

Trong bối cảnh chính quyền mới, trợ giúp pháp lý là một trong những công cụ quan trọng để người dân được bảo đảm tính rộng khắp của cải cách thủ tục hành chính.  Bằng hình thức tư vấn, trợ giúp pháp lý chuyển hóa quy định pháp luật phức tạp thành chỉ dẫn dễ hiểu, giúp người dân biết mình thuộc diện nào, cần chuẩn bị gì, nộp ở đâu, theo dõi thế nào. Bằng hình thức đại diện ngoài tố tụng, trợ giúp pháp lý đại diện cho người được trợ giúp pháp lý soát xét hồ sơ, lập phiếu đề nghị điều chỉnh dữ liệu, đặt lịch làm việc, nộp trực tuyến thay mặt khi người dân không đủ điều kiện số, tham gia buổi làm việc để bảo đảm quyền được giải thích và quyền sửa chữa sai sót. Bằng hình thức tham gia tố tụng, trợ giúp pháp lý tham gia  bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người được trợ giúp pháp lý khi phát sinh tình huống từ chối cấp, kéo dài thời hạn hoặc sai sót của cơ quan: hướng dẫn khiếu nại hành chính, lập luận căn cứ pháp lý, và khi cần thiết khởi kiện vụ án hành chính nhằm bảo vệ quyền được xác lập danh tính chính xác.
Một ví dụ điển hình cho cấp độ hai là trường hợp hộ nghèo ở đồng bằng duyên hải bị sai ngày sinh giữa giấy khai sinh cũ và dữ liệu dân cư. Khi người dân không thể tự xoay xở và tìm đến trợ giúp pháp lý để được trợ giúp viên xác định ngay thủ tục gốc cần làm là cải chính hộ tịch tại UBND cấp xã theo Luật Hộ tịch; sau khi có trích lục đúng, tiến hành yêu cầu điều chỉnh dữ liệu căn cước và in thẻ. Cách tiếp cận này giảm ba lần đi lại, rút ngắn tiến độ và bảo đảm tính hợp pháp của kết quả.
Trong bối cảnh hiện tại, hoạt động trợ giúp pháp lý gắn với xu thế chuyển đổi số hành chính chung của toàn bộ máy, nhưng vẫn giữ kênh tiếp nhận trực tiếp để bảo đảm bao trùm. Trước mắt, cần củng cố mạng lưới cộng tác viên trợ giúp pháp lý theo cụm xã, ưu tiên xã vùng sâu, vùng đồng bào dân tộc; tổ chức định kỳ các phiên trợ giúp pháp lý lưu động kết hợp “gói thủ tục” về giấy tờ tùy thân như cấp lại căn cước, cải chính hộ tịch, đăng ký cư trú. Trung hạn, nên chuẩn hóa tài liệu hướng dẫn một trang về các tình huống phổ biến: mất thẻ, sai ngày sinh, thay đổi địa danh, cập nhật tình trạng hôn nhân; tài liệu phải có phiên bản song ngữ nơi cần thiết. Dài hạn, tích hợp chỉ số trợ giúp pháp lý vào đánh giá cải cách hành chính của địa phương để tạo động lực phối hợp liên ngành giữa Sở Tư pháp và Công an tỉnh.
Tóm lại, nhu cầu trợ giúp pháp lý ở nông thôn đối với lĩnh vực điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân là khách quan, thường trực và tăng lên trong giai đoạn chuyển đổi. Khi trợ giúp pháp lý được tổ chức đúng trọng tâm – chuẩn hóa dữ liệu gốc, đại diện hành chính hiệu quả, bảo vệ quyền kịp thời – thì mọi công dân, dù ở vùng sâu vùng xa, đều có cơ hội được pháp luật ghi nhận và bảo vệ đầy đủ

CHƯƠNG III. QUY TRÌNH PHÁP LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TRONG VIỆC ĐIỀU CHỈNH, CẤP LẠI GIẤY TỜ TÙY THÂN CHO NGƯỜI DÂN NÔNG THÔN SAU 1/7/2025

1. Cơ sở pháp lý và sự thay đổi trong thẩm quyền hành chính

Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, theo các Nghị quyết của Quốc hội về sắp xếp đơn vị hành chính và lộ trình hoàn thiện mô hình chính quyền địa phương thống nhất, hệ thống cơ quan nhà nước cấp xã, tỉnh sẽ vận hành theo cơ chế “trung tâm hành chính một cửa” liên thông, dưới sự điều phối của Ủy ban nhân dân hợp nhất. Các thủ tục cấp, đổi, cấp lại và điều chỉnh giấy tờ tùy thân – bao gồm căn cước công dân, hộ chiếu phổ thông, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn và đăng ký cư trú – sẽ do cơ quan quản lý căn cước và hộ tịch tại địa phương đảm trách, dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Công an và Bộ Tư pháp.
Việc chuyển sang mô hình chính quyền mới đồng nghĩa với việc nhiều đầu mối hành chính được tinh gọn: Không còn Phòng Tư pháp ở cấp huyện và Bộ phận tiếp nhận – trả kết quả tại Trung tâm hành chính công hợp nhất sẽ là cửa ngõ duy nhất tiếp nhận các yêu cầu về xác nhận, chỉnh sửa hoặc cấp lại giấy tờ tùy thân. Các xã, thị trấn hợp nhất sẽ không còn cấp giấy tờ giấy như trước mà thay vào đó thực hiện việc xác minh, xác nhận nguồn dữ liệu hộ tịch, sau đó truyền hồ sơ điện tử lên hệ thống chung.
Trong khung pháp lý mới, đáng chú ý từ ngày 01/7/2024, sẽ có một luật mới liên quan đến giấy tờ tùy thân quan trọng của công dân sẽ có hiệu lực thi hành. Đó là Luật Căn cước 2023 – luật này sẽ thay thế cho Luật Căn cước công dân 2014. Luật này quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước; thẻ căn cước, căn cước điện tử; giấy chứng nhận căn cước; quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. So với Luật Căn cước công dân 2014, Luật Căn cước 2023 sẽ có những thay đổi quan trọng liên quan đến thẻ căn cước công dân – một giấy tờ tùy thân quan trọng của người dân, mà sau ngày 01/7/2024 sẽ có tên gọi mới là thẻ căn cước, cụ thể:
(1)  Chứng minh nhân dân hết giá trị sử dụng từ năm 2025
Cụ thể, Chứng minh nhân dân hết hạn sử dụng từ ngày 15/01/2024 đến trước ngày 30/6/2024 thì tiếp tục có giá trị sử dụng đến hết ngày 30/6/2024. Đối với chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31/12/2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31/12/2024.
Theo đó, kể từ năm 2025, Chứng minh nhân dân sẽ không còn giá trị sử dụng cho dùng vẫn còn thời hạn sử dụng.
Cần lưu ý rằng các loại giấy tờ có giá trị pháp lý đã phát hành có sử dụng thông tin từ chứng minh nhân dân vẫn được giữ nguyên giá trị sử dụng; cơ quan nhà nước không được yêu cầu công dân thay đổi, điều chỉnh thông tin về chứng minh nhân dân, căn cước công dân trong giấy tờ đã cấp.
(2) Thời hạn sử dụng của thẻ Căn cước công dân được cấp theo Luật Căn cước công dân 2014
Thẻ căn cước công dân đã được cấp trước 01/7/2024 vẫn có giá trị sử dụng đến hết thời hạn được in trên thẻ, trừ trường hợp thẻ căn cước công dân hết hạn sử dụng từ ngày 15/01/2024 đến trước ngày 30/6/2024 thì tiếp tục có giá trị sử dụng đến hết ngày 30/6/2024.
Trường hợp thẻ Căn cước công dân vẫn còn hạn sử dụng sau ngày 01/7/2024 mà có nhu cầu đổi sang thẻ căn cước mới theo Luật Căn cước 2023 thì có thể thực hiện thủ tục cấp đổi theo quy định mới.
(3) Bỏ thông tin quê quán và vân tay trên thẻ căn cước
Theo đó, các nội dung trên Thẻ Căn cước mới sẽ không còn thông tin quê quán, nơi thường trú, vân tay, đặc điểm nhận dạng, thay vào bằng thông tin nơi đăng ký khai sinh và nơi cư trú.
(4) Công dân dưới 06 tuổi sẽ được cấp thẻ căn cước
Ngoài việc công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên vẫn phải thực hiện thủ tục cấp thẻ căn cước như quy định Luật Căn cước công dân 2014, thì Luật mới này bổ sung thêm đối dưới 14 tuổi được cấp thẻ căn cước theo nhu cầu.
Việc cấp thẻ căn cước cho người dưới 06 tuổi sẽ do người đại diện hợp pháp thực hiện thông qua cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh quốc gia.
(5) Sẽ thu thập thông tin khuôn mặt, vân tay, mống mắt khi làm thẻ căn cước
Việc thu thập thông tin nhân dạng và thông tin sinh trắc học gồm ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt khi làm thẻ căn cước chỉ được thực hiện đối với người từ đủ 14 tuổi trở lên.
Còn đối với người dưới 06 tuổi khi làm theo căn cước theo nhu cầu thì sẽ không thu thập thông tin nhân dạng và thông tin sinh trắc học (gồm ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt, ADN, giọng nói). Riêng công dân từ đủ 06 tuổi trở lên khi thực hiện thủ tục cấp thẻ căn cước, cơ quan sẽ chỉ thu nhận thông tin sinh trắc học mống mắt.
Đối với thông tin sinh trắc học về ADN và giọng nói được thu thập khi người dân tự nguyện cung cấp khi thực hiện thủ tục cấp căn cước.
(6) Mỗi công dân Việt Nam sẽ được cấp 01 căn cước điện tử
Mỗi công dân Việt Nam được cấp 01 Căn cước điện tử. Căn cước điện tử của công dân được cơ quan quản lý căn cước Bộ Công an tạo lập ngay sau khi công dân hoàn thành thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02 (VNeID).
Căn cước điện tử sử dụng để thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ công, các giao dịch và hoạt động khác theo nhu cầu của công dân.
(7) Luật Căn cước 2023 hướng dẫn chuyển đổi sang thẻ Căn cước mới sau ngày 01/7/2024
Dựa theo nội dung tại (1), (2) thì việc chuyển đổi sang thẻ Căn cước mới sau ngày 01/7/2024 sẽ được thực hiện như sau:
- Đối với thẻ Căn cước công dân đã được cấp trước ngày 01/7/2024 mà vẫn có giá trị sử dụng (theo thời hạn được in trên thẻ), nếu có nhu cầu đổi thì người dân vẫn có thể đổi theo quy định mới.
- Trường hợp thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân hết hạn sử dụng từ ngày 15/01/2024 đến trước ngày 30/6/2024 thì tiếp tục có giá trị sử dụng đến hết ngày 30/6/2024 thì tiếp tục có giá trị sử dụng đến hết ngày 30/6/2024 và sau thời hạn này, người dân bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp thẻ căn cước theo quy định mới.
- Đối với chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31/12/2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31/12/2024 và sau ngày này, người dân cũng bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp thẻ căn cước mới.
Đồng thời, Nghị định số 104/2024/NĐ-CP và Thông tư 59/2021/BCA hướng dẫn chi tiết các bước tiếp nhận, xử lý, trả kết quả cho công dân, đồng thời quy định rõ quyền yêu cầu điều chỉnh thông tin căn cước và trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLDC).
Bên cạnh đó, Luật Hộ tịch năm 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020) và Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp quy định về đăng ký, cấp lại và cải chính hộ tịch vẫn tiếp tục được áp dụng song song, đặc biệt trong trường hợp cần xác minh thông tin gốc để cấp hoặc điều chỉnh căn cước. Như vậy, sau 1/7/2025, hoạt động cấp và điều chỉnh giấy tờ tùy thân không còn là “thủ tục đơn lẻ” mà là chuỗi liên thông giữa dữ liệu hộ tịch – cư trú – căn cước, đòi hỏi phối hợp nhiều cơ quan.

2. Quy trình cấp, đổi, cấp lại căn cước công dân và giấy tờ tùy thân

Theo quy định của Luật Căn cước công dân 2023 và Nghị định 104/2024/NĐ-CP, quy trình cơ bản gồm các bước:
a) Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hồ sơ
Công dân có thể nộp yêu cầu trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc trực tiếp tại cơ quan quản lý căn cước công dân nơi cư trú. Với người dân nông thôn, hình thức trực tiếp vẫn phổ biến nhất. Hồ sơ gồm: tờ khai cấp, đổi hoặc cấp lại thẻ căn cước (theo mẫu CC01); bản sao hoặc trích lục giấy khai sinh; và các giấy tờ có liên quan khi điều chỉnh thông tin.
Trong các xã sau sáp nhập, việc xác định nơi cư trú được căn cứ theo dữ liệu điện tử trên CSDLDC, không dựa trên sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú giấy như trước. Trợ giúp viên pháp lý có thể hỗ trợ người dân kiểm tra dữ liệu trên hệ thống, giúp họ phát hiện và xử lý sai lệch trước khi nộp hồ sơ chính thức.
b) Bước 2: Thu nhận thông tin sinh trắc và đối chiếu dữ liệu
Cán bộ công an thu nhận ảnh, vân tay, chữ ký điện tử của công dân, đồng thời đối chiếu thông tin trong CSDLDC. Trong nhiều trường hợp, thông tin của người dân nông thôn chưa đầy đủ hoặc có sai sót (ví dụ thiếu chữ đệm, sai ngày sinh, sai giới tính). Khi đó, hồ sơ sẽ bị tạm dừng để yêu cầu điều chỉnh hộ tịch. trợ giúp pháp lý đóng vai trò hướng dẫn công dân xác lập lại thông tin đúng qua cơ quan Tư pháp – Hộ tịch.
c) Bước 3: Cập nhật dữ liệu và phê duyệt hồ sơ
Cơ quan quản lý căn cước công dân thực hiện cập nhật hoặc chỉnh lý dữ liệu trong CSDLDC. Trong trường hợp có nghi ngờ về nhân thân hoặc thông tin trùng lặp, hồ sơ được chuyển lên Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội (C06 – Bộ Công an) để xác minh. Trợ giúp viên có thể giúp người dân soạn đơn đề nghị giải trình, đính chính hoặc khiếu nại nếu quá thời hạn xử lý mà không có phản hồi.
d) Bước 4: Trả kết quả và tích hợp thông tin
Thẻ căn cước gắn chip được in và trả cho công dân, đồng thời cập nhật dữ liệu liên thông đến các cơ quan: bảo hiểm xã hội, y tế, ngân hàng, thuế và cơ quan tư pháp. Nếu công dân yêu cầu thay đổi thông tin trong giấy tờ khác (như giấy phép lái xe, hộ chiếu, bằng tốt nghiệp...), trợ giúp pháp lý có thể hỗ trợ hướng dẫn cách tích hợp hoặc cập nhật liên thông mà không cần đi lại nhiều nơi.

3. Quy trình điều chỉnh, cải chính thông tin cá nhân trong dữ liệu dân cư

Một trong những tình huống phổ biến nhất ở nông thôn là sai lệch hoặc thiếu thông tin trong dữ liệu dân cư, dẫn đến không thể cấp hoặc đổi căn cước. Theo Điều 25 Nghị định 104/2024/NĐ-CP, công dân có quyền yêu cầu điều chỉnh thông tin về họ, tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quê quán, nơi cư trú hoặc quan hệ nhân thân khi phát hiện sai sót.
Thủ tục được thực hiện tại cơ quan quản lý căn cước công dân nơi công dân cư trú hoặc tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi đã đăng ký khai sinh. Người yêu cầu phải nộp tờ khai, kèm bản sao trích lục hộ tịch hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh thông tin đúng. Trong trường hợp người dân không còn bản gốc, trợ giúp pháp lý hướng dẫn họ xin trích lục điện tử từ cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc xác nhận của UBND xã, nhân chứng.
Nếu sau khi điều chỉnh vẫn có tranh chấp hoặc cơ quan quản lý căn cước từ chối, người dân có quyền khiếu nại hành chính hoặc khởi kiện vụ án hành chính theo Luật Tố tụng hành chính năm 2015. Trợ giúp pháp lý có thể đại diện hoặc bảo vệ quyền lợi cho công dân trong những trường hợp này, nhất là khi có lỗi từ phía cơ quan nhà nước.

4. Trợ giúp pháp lý trong các tình huống điển hình về cấp lại giấy tờ tùy thân

a) Trường hợp mất hoặc hư hỏng giấy tờ tùy thân
Người dân ở nông thôn thường làm việc trong môi trường lao động thủ công, nông nghiệp, dễ làm rách hoặc hỏng thẻ căn cước. Khi mất giấy tờ, họ thường không nhớ số định danh cá nhân để làm lại. Trợ giúp viên pháp lý giúp họ trong quá trình tra cứu lại mã số định danh, hướn dẫn làm làm hồ sơ cấp lại, và theo dõi quá trình xử lý, đồng thời giải thích rằng việc mất căn cước không làm mất quyền công dân và không bị phạt hành chính nếu khai báo kịp thời.
b) Trường hợp sai họ tên hoặc ngày sinh trên thẻ
Ở nhiều xã miền núi hiện nay, tình trạng người dân có thẻ Căn cước công dân nhưng ngày tháng năm sinh không trùng với Giấy khai sinh hay các giấy tờ cũ khác vẫn xảy ra, chủ yếu với người lớn tuổi. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc dữ liệu hộ tịch trước đây được ghi chép thủ công, chữ mờ khó đọc, hoặc bị sai lệch khi chuyển sang cơ sở dữ liệu điện tử; nhiều người khi đi làm căn cước lại chỉ dựa theo sổ hộ khẩu cũ vốn có thể chứa lỗi, mà không đối chiếu lại với giấy khai sinh – giấy tờ hộ tịch gốc quan trọng nhất. Khi phát hiện sai lệch, người dân thường bối rối vì không biết phải điều chỉnh từ đâu, sợ ảnh hưởng đến các giao dịch như xin việc, vay vốn, đăng ký bảo hiểm hay làm giấy tờ liên quan khác.
Trong những trường hợp này, Trợ giúp pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người dân xử lý thủ tục một cách đúng pháp luật và hiệu quả. Trợ giúp pháp lý sẽ hướng dẫn người dân xác định rằng mọi thông tin cá nhân chuẩn xác phải được căn cứ theo Giấy khai sinh; vì vậy, nếu dữ liệu dân cư và thẻ căn cước sai khác giấy khai sinh thì cần phải tiến hành thủ tục cải chính hộ tịch trước. Người dân được hỗ trợ soạn thảo tờ khai, đơn trình bày lý do sai lệch, thu thập các giấy tờ chứng minh như học bạ, bằng cấp, sổ bảo hiểm, hồ sơ y tế hoặc giấy tờ của cơ quan, trường học để làm căn cứ điều chỉnh thông tin khai sinh khi cần thiết. Sau khi hồ sơ được nộp tại UBND xã hoặc huyện nơi đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú, cơ quan hộ tịch sẽ kiểm tra sổ hộ tịch, đối chiếu dữ liệu và nếu đủ điều kiện, sẽ ra quyết định cải chính hộ tịch.
Khi có quyết định cải chính hoặc trích lục khai sinh ghi nhận thông tin đúng, người dân tiếp tục nộp yêu cầu điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư tại Công an xã. Đây là bước bắt buộc để đồng bộ thông tin nhân thân trên hệ thống điện tử. Sau khi dữ liệu được điều chỉnh thống nhất với Giấy khai sinh, cơ quan Công an sẽ làm thủ tục cấp lại thẻ Căn cước công dân gắn chip với thông tin chính xác. Nhờ sự hỗ trợ của Trợ giúp pháp lý, người dân – đặc biệt là đồng bào vùng sâu, vùng xa – có thể hiểu rõ quy trình, tránh sai sót, giảm đáng kể thời gian đi lại và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của mình khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân thân.
c) Trường hợp người dân dân tộc thiểu số hoặc người cao tuổi không thể thao tác điện tử
Sau 1/7/2025, nhiều thủ tục hành chính được khuyến khích thực hiện trực tuyến mức 2 hoặc 3, nhưng Nhà nước vẫn bảo đảm kênh tiếp nhận trực tiếp. Bên cạnh những sai lệch thông tin khi cấp căn cước, một khó khăn phổ biến khác ở nhiều xã miền núi là việc người dân – đặc biệt là đồng bào dân tộc thiểu số, người cao tuổi hoặc người có trình độ tin học hạn chế – không thể tự mình thao tác trên Cổng dịch vụ công để nộp hồ sơ điện tử. Mặc dù Nhà nước đã đẩy mạnh cải cách hành chính, số hóa thủ tục và khuyến khích nộp hồ sơ trực tuyến, nhưng ở nhiều địa bàn vùng sâu, vùng xa, người dân còn gặp trở ngại về thiết bị, mạng internet, ngôn ngữ và kỹ năng sử dụng công nghệ. Điều này khiến họ dễ bị chậm trễ trong việc cấp lại, điều chỉnh giấy tờ tùy thân, hoặc không thể tiếp cận được thủ tục trực tuyến vốn đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều dịch vụ.Trong trường hợp này, Trợ giúp pháp lý tiếp tục đóng vai trò cầu nối đặc biệt quan trọng. Trợ giúp viên pháp lý có thể trực tiếp hỗ trợ người dân khai thác thông tin, soạn thảo hồ sơ, hướng dẫn các thao tác, tải lên tài liệu hoặc đại diện theo ủy quyền cho họ thực hiện việc nộp hồ sơ điện tử theo đúng quy định. Đồng thời, trợ giúp pháp lý cũng có thể làm việc với UBND xã, Công an xã, bộ phận Một cửa để hỗ trợ việc tiếp nhận hồ sơ theo hình thức phù hợp với thực tế địa phương, trong đó bao gồm: hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tiếp, ghi nhận khó khăn đặc thù, hoặc chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn khi người dân không thể nộp trực tuyến.
Ngoài ra, theo quy định về cải cách thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước có trách nhiệm bố trí cán bộ hỗ trợ người dân yếu thế, đặc biệt là người dân tộc thiểu số, người cao tuổi, người khuyết tật, người không có khả năng thực hiện thủ tục số. Do đó, khi người dân không thể thao tác điện tử, họ có thể yêu cầu được hỗ trợ nộp hồ sơ bằng hình thức trực tiếp hoặc được cán bộ hướng dẫn thao tác ngay tại trụ sở. Nếu có sự phối hợp của Trợ giúp pháp lý, việc này trở nên thuận lợi hơn, bảo đảm người dân không bị bỏ sót quyền lợi chỉ vì hạn chế công nghệ.
Như vậy, dù thủ tục hành chính ngày càng số hóa, quyền tiếp cận dịch vụ công của người yếu thế vẫn phải được bảo đảm, và Trợ giúp pháp lý chính là cầu nối quan trọng, giúp người dân miền núi vượt qua rào cản về công nghệ để hoàn thành các thủ tục cải chính hộ tịch, điều chỉnh dữ liệu dân cư và cấp đổi căn cước một cách đúng pháp luật và kịp thời.

5. Thời hạn, trách nhiệm và cơ chế giám sát trong cấp lại giấy tờ tùy thân cho người dân

Theo Điều 26 Luật Căn cước công dân 2023, thời hạn cấp, đổi, cấp lại căn cước là không quá 07 ngày làm việc tại khu vực đô thị, 20 ngày làm việc tại miền núi, hải đảo. Trường hợp cần xác minh nhân thân hoặc cải chính dữ liệu, thời gian có thể kéo dài nhưng phải thông báo bằng văn bản cho công dân. Luật cũng quy định rõ trách nhiệm bồi thường nếu việc chậm trễ, sai sót gây thiệt hại cho người dân.
Đối với trợ giúp pháp lý, Điều 36 Luật trợ giúp pháp lý 2017 quy định tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý phải báo cáo kết quả trợ giúp, theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hài lòng của người được trợ giúp pháp lý. Trong bối cảnh chính quyền mới, việc giám sát này được tích hợp qua hệ thống Cổng trợ giúp pháp lý điện tử quốc gia do Bộ Tư pháp quản lý, cho phép người dân phản ánh kết quả, đánh giá trực tuyến và đề nghị xem xét lại nếu quyền lợi chưa được bảo đảm.
Việc cấp, đổi, điều chỉnh và cấp lại giấy tờ tùy thân không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là biểu hiện của quyền nhân thân được pháp luật thừa nhận và bảo vệ. Khi một người dân ở nông thôn được xác định đúng danh tính, họ được mở cánh cửa đến các dịch vụ công, bảo hiểm xã hội, y tế, giáo dục và quyền tài sản hợp pháp. trợ giúp pháp lý trong lĩnh vực này vì vậy không đơn thuần là hướng dẫn pháp lý, mà là hành động khôi phục quyền công dân đầy đủ, đảm bảo không ai bị bỏ lại phía sau trong tiến trình chuyển đổi số và tái cấu trúc chính quyền.

CHƯƠNG IV. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG TRỢ GIÚP PHÁP LÝ LIÊN QUAN ĐẾN ĐIỀU CHỈNH, CẤP LẠI GIẤY TỜ TÙY THÂN Ở NÔNG THÔN TRONG BỐI CẢNH MỚI

1. Thách thức từ sự chuyển đổi hành chính và mô hình chính quyền mới

Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, sau khi sáp nhập tỉnh, khi mô hình chính quyền địa phương thống nhất đi vào vận hành, hệ thống quản lý hành chính ở nhiều tỉnh, xã có sự thay đổi căn bản: sáp nhập đơn vị hành chính, bỏ cấp trung gian, hợp nhất cơ quan chuyên môn, và tái bố trí đội ngũ cán bộ. Việc sắp xếp này tuy nhằm tinh gọn bộ máy và tăng hiệu quả phục vụ, nhưng trong giai đoạn đầu dễ phát sinh tình trạng thiếu ổn định trong phân công nhiệm vụ, đặc biệt ở các huyện, xã mới hợp nhất. Nhiều địa phương phải thực hiện chuyển giao hồ sơ, con dấu, tài khoản cơ sở dữ liệu và hạ tầng công nghệ, khiến hoạt động tiếp nhận và giải quyết thủ tục về căn cước, hộ tịch, cư trú bị gián đoạn tạm thời.
Đối với hoạt động trợ giúp pháp lý (trợ giúp pháp lý), sự thay đổi này tạo ra hai áp lực lớn. Thứ nhất, cán bộ trợ giúp pháp lý phải cập nhật nhanh cơ chế thẩm quyền mới – xác định đúng cơ quan nào có trách nhiệm xử lý từng loại hồ sơ về giấy tờ tùy thân, bởi sự nhập, tách đơn vị hành chính làm thay đổi cơ cấu hành chính – tư pháp địa phương. Thứ hai, mạng lưới cộng tác viên trợ giúp pháp lý cơ sở bị phân tán hoặc phải bố trí lại theo địa bàn hành chính mới, dẫn đến thiếu hụt nhân lực tạm thời, làm giảm khả năng đáp ứng nhu cầu hỗ trợ người dân đúng thời hạn.
Ngoài ra, việc áp dụng thống nhất phần mềm quản lý trợ giúp pháp lý và kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm ở nhiều tỉnh. Sự thiếu đồng bộ giữa các hệ thống dữ liệu – đặc biệt giữa Bộ Tư pháp, Bộ Công an và Bộ Nội vụ – khiến quá trình đối chiếu, xác minh thông tin người được trợ giúp pháp lý gặp khó khăn. Khi dữ liệu dân cư chưa cập nhật, việc xác định chính xác đối tượng được trợ giúp pháp lý miễn phí hoặc xác minh nhân thân của người yêu cầu cấp lại giấy tờ tùy thân có thể bị kéo dài, phát sinh khiếu nại hoặc sai sót ngoài ý muốn.

2. Nhận thức pháp luật và kỹ năng số của người dân nông thôn

Phần lớn người dân nông thôn, nhất là người cao tuổi, người dân tộc thiểu số và lao động tự do, chưa nắm rõ các quy định mới của Luật Căn cước công dân 2023, cũng như chưa quen với hình thức khai thác dịch vụ công trực tuyến. Nhiều người vẫn tin rằng “chỉ khi mất giấy tờ mới cần làm lại”, hoặc “thẻ cũ dùng được thì chưa cần đổi”, trong khi quy định về cập nhật thông tin căn cước, địa danh hành chính, định danh điện tử có mốc thời hạn rõ ràng. Việc thiếu hiểu biết này dẫn đến việc người dân nộp hồ sơ muộn, không đủ giấy tờ, kê khai sai, hoặc đi lại nhiều lần gây tốn kém.
Tình trạng “ngại tiếp xúc” với cơ quan nhà nước vẫn phổ biến, đặc biệt ở các vùng dân tộc thiểu số, nơi người dân e dè khi làm việc với chính quyền do khác biệt ngôn ngữ, văn hóa và tâm lý. Một số người thậm chí vẫn giữ thói quen sử dụng giấy chứng minh nhân dân 9 số đã hết hạn, hoặc dùng giấy tờ người thân để giao dịch dân sự, gây khó khăn cho cơ quan quản lý và tiềm ẩn nguy cơ vi phạm pháp luật. Trong những trường hợp này, trợ giúp pháp lý không chỉ là hỗ trợ pháp lý mà còn phải đóng vai trò “cầu nối niềm tin”, giúp người dân hiểu rằng việc điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân là quyền lợi chứ không phải nghĩa vụ bị ép buộc. Một số nhóm đặc thù như người dân tộc thiểu số nói tiếng dân tộc, người khuyết tật nghe – nói, hoặc người có hoàn cảnh đặc biệt (không có nơi cư trú ổn định, mất năng lực hành vi) gặp rào cản trong giao tiếp với cơ quan nhà nước. Nếu không có trợ giúp pháp lý can thiệp, họ gần như không thể hoàn tất thủ tục hành chính. Tuy nhiên, việc bố trí phiên dịch, tài liệu song ngữ vẫn còn hạn chế.
Khả năng sử dụng công nghệ thông tin là rào cản đáng kể. Khi các thủ tục hành chính dần chuyển lên môi trường số, yêu cầu công dân tạo tài khoản định danh điện tử mức 2 (để thực hiện cấp đổi trực tuyến, nhận kết quả điện tử) trở thành phổ biến. Tuy nhiên, tại nhiều vùng nông thôn, tỷ lệ người dân có điện thoại thông minh hoặc mạng internet ổn định còn thấp. Việc kích hoạt tài khoản định danh cần thao tác quét mã QR, xác thực khuôn mặt và chữ ký điện tử – điều vượt quá khả năng của nhiều người cao tuổi. trợ giúp pháp lý vì vậy phải thích ứng, hỗ trợ trực tiếp tại chỗ hoặc phối hợp với công an xã, đoàn thể thanh niên tổ chức các “điểm hỗ trợ số” giúp người dân thao tác.

3. Cơ sở hạ tầng và điều kiện vật chất phục vụ trợ giúp pháp lý

Một số Trung tâm trợ giúp pháp lý sau khi sáp nhập tỉnh thành đã thay đổi vị trí trụ sở cũng như chi nhánh không còn hoạt động do cấp huyện không còn, dẫn đến cán bộ trợ giúp pháp lý gặp khó khăn trong giao thông đi lại. Đồng thời vẫn còn hạn chế về phương tiện làm việc, thiết bị công nghệ và nhân lực chuyên trách. Trong khi đó, việc tham gia hỗ trợ các vụ việc liên quan đến căn cước, hộ tịch đòi hỏi khả năng truy cập, tra cứu dữ liệu điện tử và phối hợp trực tiếp với cơ quan công an.
Trong thực tiễn, để giải quyết một vụ việc trợ giúp pháp lý về điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân, cần sự phối hợp giữa ít nhất ba cơ quan: Cơ quan quản lý thông tin căn cước, Cơ quan tư pháp – hộ tịch và Ủy ban nhân dân cấp xã/tỉnh. Tuy nhiên, chưa có quy chế phối hợp thống nhất toàn quốc về việc chia sẻ thông tin, hỗ trợ lẫn nhau trong xác minh nhân thân và dữ liệu hộ tịch. Ở nhiều nơi, khi người dân cần điều chỉnh thông tin căn cước, cơ quan công an yêu cầu giấy khai sinh hoặc trích lục hộ tịch, trong khi cơ quan tư pháp lại yêu cầu dữ liệu căn cước được cập nhật trước. Sự vòng vo này gây khó cho người dân, kéo dài thời gian xử lý.
Ngoài ra, khi người dân gặp khó trong việc làm giấy tờ, họ dễ tìm đến các dịch vụ “trung gian làm giấy tờ nhanh” hoạt động trái phép, tiềm ẩn nguy cơ lừa đảo hoặc làm giả tài liệu. Hệ quả là niềm tin của người dân vào chính quyền bị giảm sút, ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan nhà nước.

CHƯƠNG V. TÌNH HUỐNG PHÁP LUẬT TRỢ GIÚP PHÁP LÝ CHO NGƯỜI DÂN NÔNG THÔN VỀ CẤP LẠI GIẤY TỜ TÙY THÂN TRONG BỐI CẢNH MỚI

Tình huống 1: Ông K, 61 tuổi, là người thuộc hộ nghèo, cư trú tại một xã vùng nông thôn thuộc xã X, tỉnh Y. Gần đây, sau một trận mưa lũ, ông K bị mất toàn bộ giấy tờ tùy thân trong đó có căn cước công dân. Ông đã đến nhà trưởng thôn để hỏi về thủ tục cấp lại căn cước công dân, nhưng trưởng thôn cho biết, theo quy định mới, mọi thủ tục đã khác với trước đây trong bối cảnh mới. Vì không quen với thay đổi này và không rõ về thủ tục, ông K rất lo lắng và muốn tìm đến trợ giúp pháp lý để giải quyết vấn đề này, nhưng vì giấy tờ tùy thân đã mất nên ông sợ rằng sẽ không được giúp đỡ. Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước tại địa phương có thể giúp gì cho ông K trong trường hợp này?
Trả lời: Từ ngày 1/7/2025, căn cứ Luật Căn cước 2023 và Quyết định 5710/QĐ-BCA-C06 về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung và bị bãi bỏ trong lĩnh vực cấp, quản lý căn cước thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Công an, quy trình cấp lại thẻ CCCD  tại trụ sở Công an cấp xã hoặc bộ phận một cửa cấp xã trên cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú sẽ được thực hiện qua các bước như sau:
- Bước 1:  Ông K có thể đến Công an cấp xã trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú đề nghị cấp lại thẻ căn cước hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, ứng dụng định danh quốc gia lựa chọn thủ tục cấp lại thẻ căn cước, kiểm tra thông tin của mình được khai thác trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin chính xác thì xác nhận chuyển hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ căn cước.
- Bước 2: Cán bộ thu nhận thông tin công dân tìm kiếm thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lập hồ sơ cấp lại thẻ căn cước.
- Bước 3: Đây là trường hợp cấp lại thẻ căn cước do bị mất thẻ căn cước nên cán bộ sẽ thu nhận sử dụng thông tin về ảnh khuôn mặt, vân tay, mống mắt đã được thu nhận lần gần nhất và các thông tin hiện có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước để cấp lại thẻ căn cước.
- Bước 5: Cán bộ in Phiếu thu nhận thông tin căn cước chuyển cho ông K kiểm tra, ký xác nhận đối với trường hợp công dân trực tiếp đến thực hiện thủ tục cấp lại tại Công an cấp xã.
- Bước 6: Cán bộ thu lệ phí (nếu có) và cấp giấy hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục về căn cước cho ông K (mẫu CC02 ban hành kèm theo Thông tư 17/2024/TT-BCA) (bản giấy hoặc bản điện tử).
- Bước 7: Nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan Công an nơi tiếp nhận hồ sơ hoặc trả qua dịch vụ bưu chính đến địa chỉ theo yêu cầu.
Ông K là người thuộc hộ nghèo nên có quyền được trợ giúp pháp lý miễn phí theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý năm 2017, đồng thời ông đang có vướng mắc về pháp luật, cụ thể là thủ tục cấp lại căn cước công dân, do đó ông sẽ được Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước giúp đỡ để thực hiện quy trình này Trường hợp của ông K liên quan đến việc cấp lại thẻ căn cước công dân (CCCD) trong bối cảnh thay đổi quy định từ 1/7/2025. Khi tiếp nhận thông tin từ ông K, Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước có thể cung cấp sự trợ giúp sau:
*Tư vấn pháp luật: Trợ giúp viên pháp lý sẽ giải thích rõ quy trình cấp lại thẻ CCCD, giúp ông K hiểu rõ các bước cần thực hiện và tài liệu cần chuẩn bị và nơi cần đến để thực hiện thủ tục. Trong trường hợp nộp tại cổng dịch vụ công, trợ giúp viên có thể giúp ông thực hiện các thủ tục trên mạng.
* Đại diện ngoài tố tụng: Nếu ông K gặp vấn đề trong quá trình giải quyết, chẳng hạn như bị từ chối cấp lại giấy tờ hoặc thủ tục kéo dài, trợ giúp viên pháp lý có thể đại diện ông để khiếu nại hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết đúng hạn theo quy định.
* Tham gia tố tụng: Trong trường hợp đặc biệt dẫn đến kiện tụng hành chính liên quan đến thủ tục cấp lại giấy tờ tùy thân cho ông K thì trợ giúp viên có thể bảo vệ ông trước tòa.
Như vậy, Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước sẽ đồng hành cùng ông K trong suốt quá trình cấp lại giấy tờ tùy thân, giúp ông đảm bảo quyền lợi hợp pháp và giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh trong bối cảnh thay đổi quy định mới từ ngày 1/7/2025.

Tình huống 2: Bà L, 40 tuổi, là người khuyết tật thuộc hộ cận nghèo, cư trú tại một xã vùng nông thôn thuộc xã Z, tỉnh W. Bà L đã đến ngân hàng chính sách tại địa phương để làm thủ tục vay vốn ưu đãi của nhà nước. Tuy nhiên, cán bộ ngân hàng từ chối giải quyết hồ sơ của bà với lý do trong giấy chứng nhận khuyết tật đã sử dụng số CMND mẫu 09 số nên yêu cầu bà phải điều chỉnh lại thông tin về số CMND trong hồ sơ pháp lý rồi mới tiếp nhận cho bà. Bà L rất lo lắng vì không biết phải làm gì để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Bà muốn biết có thể được  yêu cầu trợ giúp pháp lý như thế nào?
Trả lời: Điều 46 của Luật Căn cước công dân 2023 đã quy định “Chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31 tháng 12 năm 2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2024. Các loại giấy tờ có giá trị pháp lý đã phát hành có sử dụng thông tin từ chứng minh nhân dân, căn cước công dân được giữ nguyên giá trị sử dụng; cơ quan nhà nước không được yêu cầu công dân thay đổi, điều chỉnh thông tin về chứng minh nhân dân, căn cước công dân trong giấy tờ đã cấp”. Cụ thể, việc sử dụng thông tin là số CMND mẫu cũ trong các giấy tờ pháp lý được cấp trước thời điểm bà có số CCCD mới vẫn hoàn toàn hợp pháp. Do đó, việc cán bộ ngân hàng từ chối giải quyết hồ sơ vay vốn của bà L chỉ vì lý do Giấy chứng nhận người khuyết tật sử dụng thông tin số CMND loại 9 số nên không còn giá trị là không đúng theo quy định của pháp luật. Bà L có quyền khiếu nại đối với hành vi từ chối giải quyết hồ sơ không có cơ sở pháp lý từ cán bộ ngân hàng chính sách.
Căn cứ điểm d Khoản 7 Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý 2017, bà L là người khuyết tật có khó khăn về tài chính nên được Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước có thể trợ giúp cho bà theo các hình thức sau:
- Tư vấn pháp luật: Trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư thực hiện trợ giúp pháp lý sẽ giải đáp các thắc mắc, chỉ ra quy định của pháp luật về vấn đề này và giải thích về quyền và lợi ích hợp pháp của bà;
- Đại diện ngoài tố tụng: Nếu bà L tiếp tục cần giúp đỡ trong các buổi làm việc trực tiếp với ngân hàng chính sách hoặc các cơ quan nhà nước, trợ giúp viên pháp lý/luật sư có thể đồng hành cùng bà và là đại diện cho bà trong quá trình yêu cầu giải quyết và khiếu nại;
- Tham gia tố tụng: Trong trường hợp cán bộ ngân hàng tiếp tục gây khó khăn trong giải quyết hồ sơ vì lý do không chính đáng, trợ giúp viên pháp lý/luật sư có thể đóng vai trò là người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho bà nếu khởi kiện và được tòa án thụ lý.
Như vậy, bà L hoàn toàn có quyền sử dụng các giấy tờ pháp lý có sử dụng thông tin từ CMND mẫu cũ trong các giao dịch hành chính, bao gồm cả việc làm hồ sơ vay vốn từ ngân hàng chính sách. Việc cán bộ ngân hàng từ chối giải quyết hồ sơ chỉ vì lý do giấy tờ sử dụng số CMND mẫu cũ là không có cơ sở pháp lý. Bà L có thể khiếu nại hành vi này và yêu cầu trợ giúp pháp lý từ Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Tình huống 3: Anh P, 24 tuổi, là người dân tộc Dao, cư trú tại một thôn vùng sâu của xã X, tỉnh Y. Anh P có Giấy khai sinh bản chính được cấp từ năm 2000, trong đó họ tên ghi là “Phàn Văn P”. Khi làm thủ tục cấp Căn cước công dân gắn chip cuối năm 2024, do nhầm lẫn, CCCD của anh lại ghi thành “Phan Văn P”. Do sai lệch nhỏ nên anh không nhận ra cho đến tháng 7/2025, khi bản thân thuộc diện được học đào tạo nghề tại xã theo chính sách của nhà nước. Tuy nhiên, khi đăng ký học, hồ sơ của anh bị từ chối tiếp nhận với lý do họ tên trên CCCD không trùng khớp với họ tên trên Giấy khai sinh, và cán bộ yêu cầu anh P phải đi điều chỉnh lại Giấy khai sinh theo thông tin trên CCCD thì hồ sơ mới được giải quyết.
Anh P rất lo lắng vì Giấy khai sinh là giấy tờ gốc và anh không biết phải làm gì để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Anh muốn biết mình có thể yêu cầu trợ giúp pháp lý như thế nào.
Trả lời: Theo Luật Hộ tịch, giấy khai sinh là cơ sở để xác định họ, tên, ngày sinh và các thông tin nhân thân của  một  người. Đồng thời, căn cứ theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của giấy khai sinh như sau:
“Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh
1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.”
Do đó, mọi giấy tờ khác như CMND, CCCD phải phù hợp với thông tin trên Giấy khai sinh, chứ không phải ngược lại.
Trường hợp của anh P, thông tin đúng nằm trên giấy khai sinh cấp vào thời điểm năm 2000, lỗi sai thuộc về cơ quan cấp CCCD do nhầm lẫn sai dẫn đến sai thông tin, vì vậy anh không phải điều chỉnh Giấy khai sinh, và đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký học nghề không có quyền yêu cầu anh sửa Giấy khai sinh để “khớp” với CCCD.
Để giải quyết trường hợp này, cần đề nghị cơ quan công an cải chính thông tin trên CCCD để phù hợp với Giấy khai sinh.
Đồng thời, việc đơn vị dạy nghề từ chối tiếp nhận hồ sơ vì lý do này là không đúng quy định, bởi Giấy khai sinh của anh P vẫn hoàn toàn hợp pháp và có giá trị pháp lý.
Theo khoản 4 Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý 2017, anh P là người dân tộc thiểu số cư trú tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn nên thuộc diện được trợ giúp pháp lý miễn phí. Anh có thể được Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước hỗ trợ theo các hình thức sau:
- Tư vấn pháp luật: Giải thích rõ quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh và trách nhiệm cải chính thông tin CCCD của cơ quan công an.
- Đại diện ngoài tố tụng: Hỗ trợ làm việc với đơn vị dạy nghề, công an xã hoặc các cơ quan liên quan để yêu cầu tiếp nhận hồ sơ và cải chính thông tin trên CCCD cho anh.
- Tham gia tố tụng: Nếu phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp, trợ giúp viên pháp lý/luật sư có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho anh P trước cơ quan xét .
Như vậy, anh P không phải thay đổi Giấy khai sinh, hoàn toàn có quyền yêu cầu tiếp nhận hồ sơ đăng ký học nghề. Anh có thể liên hệ Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước để được hỗ trợ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong cải chính thông tin và đăng ký học nghề.

Tình huống 4: Chị M, 28 tuổi, là người thuộc hộ nghèo. Sau một lần tai nạn, chị M bị mất Giấy khai sinh bản chính được cấp từ năm 1997. Đầu năm 2025, chị cần xuất trình Giấy khai sinh để làm hồ sơ xin việc. Khi đi làm thủ tục cấp lại Giấy khai sinh, chị không nắm rõ các quy định. Cán bộ tư pháp xã thông báo rằng việc cấp lại Giấy khai sinh sẽ mất thời gian, phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh nhân thân và sự kiện đăng ký khai sinh, đồng thời yêu cầu chị M phải khai báo mất Giấy khai sinh, lập văn bản xác nhận và có xác nhận của chính quyền thôn/xã. Chị M rất lo lắng vì chưa biết thủ tục cụ thể, sợ việc chậm trễ sẽ ảnh hưởng tới cơ hội công việc.
Chị muốn biết mình có quyền yêu cầu hỗ trợ pháp lý như thế nào và các bước cần làm để được cấp lại Giấy khai sinh nhanh chóng, hợp pháp.  
Trả lời: Trường hợp của chị L, giấy khai sinh bản gốc bị mất, việc cần làm là làm thủ tục cấp lại Giấy khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc xin trích lục lại giấy khai sinh.
Theo quy định hiện hành, việc đăng ký lại khai sinh (hay còn gọi là cấp lại giấy khai sinh bản gốc) chỉ được thực hiện trong những trường hợp nhất định. Cụ thể, người đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016, nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất và đang còn sống tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Như vậy, nếu chỉ bị mất giấy khai sinh, nhưng Sổ hộ tịch vẫn được lưu giữ thì chị L có thể chỉ cần trích lục khai sinh thay vì đăng ký lại.
Trường hợp bắt buộc để cấp lại giấy khai sinh, hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu quy định, trong đó có phần cam đoan là đã đăng ký khai sinh trước đó nhưng không còn giữ được bản chính.
- Bản sao giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có nội dung liên quan đến nội dung khai sinh (nếu có). Ví dụ: thẻ căn cước, hộ chiếu,..
- Bằng tốt nghiệp, học bạ, chứng chỉ, hồ sơ học tập... nếu có thông tin về ngày sinh, tên, địa chỉ, nhân thân…
- Văn bản xác nhận của cơ quan, đơn vị quản lý (nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, người trong lực lượng vũ trang) về các thông tin khai sinh (họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, quan hệ cha mẹ, dân tộc, quốc tịch).
- Văn bản ủy quyền nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là người trong quan hệ gia đình (cha, mẹ, con, ông bà, vợ/chồng, anh/chị/em) thì không bắt buộc chứng thực văn bản ủy quyền.
- Giấy tờ xuất trình: Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp lại.
Đồng thời trong thời gian giải quyết, cần nộp giấy tờ chứng minh nơi cư trú, nếu cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác thông tin cư trú theo phương thức quy định (trong giai đoạn chuyển tiếp).
Trường hợp còn Sổ hộ tịch, hồ sơ yêu cầu trích lục khai sinh bao gồm:
- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân;
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
- Giấy tờ xuất trình: Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục.
Trường hợp này cán bộ xã yêu cầu chị cung cấp xác nhận của xã về việc mất giấy khai sinh là không có cơ sở vì hồ sơ đề nghị ở cả 2 trường hợp còn hay mất thông tin đăng ký gốc đều không có loại văn bản này.
Theo khoản 2 Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý 2017, chị L người thuộc hộ nghèo , nên thuộc diện được trợ giúp pháp lý miễn phí. Chị có thể được Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước hỗ trợ theo các hình thức sau:

• Tư vấn pháp luật: Giải thích quy định về thủ tục cấp lại Giấy khai sinh, quyền lợi hợp pháp khi Giấy khai sinh bị mất và trách nhiệm của cơ quan đăng ký hộ tịch.

• Đại diện ngoài tố tụng: Hỗ trợ làm việc với cán bộ tư pháp, chính quyền xã/thôn để đảm bảo quyền lợi của chị được giải quyết nhanh chóng và đúng pháp luật.

• Tham gia tố tụng: Nếu phát sinh tranh chấp hoặc từ chối hồ sơ trái pháp luật, trợ giúp viên pháp lý/luật sư có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho chị L trước cơ quan xét xử.

Như vậy, chị L hoàn toàn có quyền được cấp lại Giấy khai sinh và yêu cầu đơn vị tiếp nhận hồ sơ thực hiện đúng quy định. Chị có thể liên hệ Trung tâm Trợ giúp pháp lý Nhà nước để được hỗ trợ bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong thủ tục cấp lại Giấy khai sinh và các hồ sơ liên quan.

KẾT LUẬN

Trong giai đoạn sau khi Luật Căn cước công dân mới có hiệu lực và sau khi cả nước tiến hành sáp nhập các tỉnh thành, khi mô hình chính quyền thống nhất được áp dụng và hệ thống quản lý dân cư vận hành trên nền tảng dữ liệu số, việc điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân cho người dân nông thôn trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm để bảo đảm quyền con người, quyền công dân và tính công bằng trong tiếp cận pháp luật. Giấy tờ tùy thân không chỉ là công cụ hành chính mà còn là điều kiện pháp lý cơ bản để mỗi người dân được thừa nhận nhân thân, được bảo vệ quyền lợi và được hưởng đầy đủ các chính sách của Nhà nước.

Hoạt động trợ giúp pháp lý  trong lĩnh vực này vì vậy có ý nghĩa nhân văn sâu sắc và vai trò thiết yếu. trợ giúp pháp lý không chỉ giúp người dân hiểu luật, hoàn thiện thủ tục mà còn bảo đảm họ được hưởng quyền pháp lý bình đẳng, nhất là các nhóm yếu thế – người cao tuổi, người dân tộc thiểu số, hộ nghèo, người khuyết tật, người không có điều kiện tiếp cận công nghệ. Trợ giúp pháp lý cho người dân nông thôn trong việc điều chỉnh, cấp lại giấy tờ tùy thân không chỉ là công việc hành chính – pháp lý mà là nhiệm vụ xã hội có ý nghĩa nhân văn sâu sắc, bảo đảm mỗi công dân đều có danh tính hợp pháp, có cơ hội tham gia và hưởng thụ thành quả phát triển. Khi bước sang giai đoạn chính quyền mới từ ngày 1/7/2025, việc nâng cao hiệu quả trợ giúp pháp lý cần được nhìn nhận như một phần của quá trình xây dựng “Chính phủ phục vụ”, nơi quyền con người và quyền công dân được đặt ở trung tâm của mọi chính sách, hoạt động trợ giúp pháp lý sẽ trở thành động lực thúc đẩy bình đẳng pháp lý, góp phần củng cố lòng tin của người dân đối với Nhà nước, nâng cao chất lượng quản trị công và hoàn thiện nền hành chính hiện đại, công bằng, nhân văn.
Khi mỗi công dân đều có căn cước chính xác, dữ liệu nhân thân được quản lý thống nhất, không còn ai bị “vô danh” trước hệ thống pháp luật – đó chính là dấu mốc của một xã hội công bằng, hiện đại và nhân văn, nơi trợ giúp pháp lý đóng vai trò người bạn đồng hành bền bỉ của công dân trong hành trình bảo vệ danh tính và quyền làm người.
 

Phạm Thị Việt Hà
Cục Phổ biến, gián dục pháp luật và Trợ giúp pháp lý