KỸ NĂNG THỤ LÝ VÀ XÂY DỰNG HỒ SƠ VỤ VIỆC TRỢ GIÚP PHÁP LÝ (Phần 2)
Trong những năm qua, cùng với hoạt động hoàn thiện thể chế thì việc nâng cao năng lực, kỹ năng cho người thực hiện trợ giúp pháp lý đã được quan tâm trú trọng hơn. Tuy nhiên, để hoạt động trợ giúp pháp lý ngày càng chuyên nghiệp hơn đồng thời nâng cao chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý, bên cạnh việc nâng cao kiến thức, kỹ năng thực hiện trợ giúp pháp lý cho đội ngũ người thực hiện trợ giúp pháp lý thì đòi hỏi người thực hiện trợ giúp pháp lý nói riêng, những người làm công tác trợ giúp pháp lý nói chung phải có kỹ năng, phương pháp và kinh nghiệp trong thụ lý và xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý. Trong khuôn khổ chuyên đề này, xin đề cập đến một số kỹ năng thụ lý, xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý. Hy vọng sẽ là thông tin hữu ích để những người làm công tác trợ giúp pháp lý tham khảo, ứng dụng cho công việc của mình.
II. KỸ NĂNG THIẾT LẬP HỒ SƠ VỤ VIỆC TRỢ GIÚP PHÁP LÝ
Theo quy định của Luật trợ giúp pháp lý thì “Khi thực hiện trợ giúp pháp lý, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý ”. Như vậy có thể thấy rằng, xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý không chỉ là nhiệm vụ hết sức quan trọng mà còn là trách nhiệm không thể thiếu của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý trong quá trình thực hiện vụ việc TGPL.
Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý là sản phẩm phản ánh quá trình thực hiện trợ giúp pháp lý của Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý. Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý là tập hợp các tài liệu do tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, người thực hiện trợ giúp pháp lý thu thập hoặc lập ra trong quá trình tiếp nhận, thụ lý và thực hiện trợ giúp pháp lý được phân loại sắp xếp theo một trật tự nhất định phục vụ cho việc thực hiện trợ giúp pháp lý, học tập, nghiên cứu và lưu trữ lâu dài. Hiểu một cách cụ thể hơn, có thể hiểu Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý gồm các tài liệu nghiệp vụ, các tài liệu thể hiện kết quả làm việc của người thực hiện trợ giúp pháp lý, các tài liệu liên quan đến vụ việc do người được trợ giúp pháp lý cung cấp, các tài liệu, chứng cứ do người thực hiện TGPL thu thập được,… mà dựa vào đó, người thực hiện TGPL đưa ra phương án trợ giúp pháp lý cho người được TGPL.
Việc xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý được thực hiện ở tất cả giai đoạn của quá trình thực hiện trợ giúp pháp lý như tiếp nhận, thụ lý, thực hiện, kết thúc vụ việc và bàn giao hồ sơ để lưu trữ. Trong phạm vi bài này tác giả chỉ đề cập đến những nội dung cơ bản của quá trình xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý ở mỗi giai đoạn thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý để người đọc tham khảo.
- Quy định về Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý
Điều 11, Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28/08/2018 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý (Thông tư 12/2018) thì Hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý gồm:
* Hồ sơ vụ việc tham gia tố tụng bao gồm:
- Các giấy tờ, tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 29 của Luật Trợ giúp pháp lý;
- Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có);
- Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý;
- Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp;
- Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có);
- Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý;
- Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ.
* Hồ sơ vụ việc tư vấn pháp luật bao gồm:
- Các giấy tờ quy định tại các điểm a, đ và e khoản 2 Điều 11 Thông tư 12/2018;
- Văn bản tư vấn pháp luật có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.
* Hồ sơ vụ việc đại diện ngoài tố tụng bao gồm:
- Các giấy tờ quy định tại các điểm a, b, đ, e và g khoản 2 Điều 11 Thông tư 12/2018;
- Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng;
- Bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý.
Với quy định trên đây, có thể chia Hồ sơ vụ việc theo các nhóm giấy tờ sau đây:
| Hồ sơ vụ việc tham gia tố tụng | Hồ sơ vụ việc đại diện ngoài tố tụng | Hồ sơ vụ việc tư vấn |
| + Nhóm các giấy tờ người được TGPL cung cấp khi yêu cầu TGPL: Đơn yêu cầu, Giấy tờ chứng minh, các giấy tờ tài liệu có liên quan đến vụ việc; | Tương tự hồ sơ tham gia tố tụng | Tương tự hồ sơ tham gia tố tụng |
| + Nhóm các giấy tờ nghiệp vụ liên quan đến người thực hiện TGPL: Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có); Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có); | Tương tự hồ sơ tham gia tố tụng | Văn bản hoặc tài liệu thể hiện sự phân công thực hiện vụ việc tư vấn |
| + Nhóm các tài liệu, văn bản tố tụng do cơ quan tố tụng cấp cho người thực hiện TGPL: Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp; | + Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng; |
|
| + Nhóm các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện TGPL do người thực hiện TGPL thực hiện: Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý; Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý. | + Nhóm các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện TGPL do người thực hiện TGPL thực hiện: Giấy tờ, tài liệu thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý; Bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý. | Văn bản tư vấn pháp luật có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý. |
| + Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ | Tương tự hồ sơ tham gia tố tụng | Không có |
2.1. Chủ thể tham gia lập hồ sơ vụ việc TGPL
Theo quy định hiện nay, có các chủ thể sau đây tham gia vào việc lập Hồ sơ vụ việc TGPL
- Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý (Tổ chức tham gia TGPL, Trung tâm TGPL và Chi nhánh của Trung tâm TGPL) lập hồ sơ thông qua: người tiếp nhận yêu cầu TGPL hoặc người thực hiện TGPL được phân công trực tiếp nhận yêu cầu TGPL; người được phân công thực hiện sắp xếp, lưu trữ Hồ sơ vụ việc;
- Người thực hiện trợ giúp pháp lý: xác lập hồ sơ vụ việc từ khi được phân công đến khi vụ việc kết thúc.
2.2. Cách lập hồ sơ
- Mã số hồ sơ: Để phục vụ tra cứu, sử dụng, đánh giá chất lượng vụ việc, mỗi hồ sơ vụ việc cần có một mã số riêng. Mã số gồm 2 phần: Phần chữ: Viết tắt của tên tổ chức thực hiện TGPL và viết tắt của hình thức TGPL; Phần số: số thứ tự của vụ việc trong Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc và năm tiếp nhận. Giữa các phần được ngăn cách bằng dấu “.”.
- Thời điểm lập hồ sơ: Hồ sơ bắt đầu được lập và đánh số mã số ngay sau khi thụ lý (thời điểm ghi vào sổ theo dõi Sổ theo dõi, thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý);
- Hình thức hồ sơ: Có thể dùng màu bìa hồ sơ để phân loại các lĩnh vực TGPL.
* Bên cạnh việc tạo lập hồ sơ giấy, Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, Chi nhánh có trách nhiệm tạo hồ sơ vụ việc và người thực hiện trợ giúp pháp lý cập nhật lên phần mềm quản lý tổ chức và hoạt động trợ giúp pháp lý.
- Cách thức sắp xếp hồ sơ: Về nguyên tắc, Hồ sơ vụ việc TGPL cần phải được thống kê, đánh số thứ tự, sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm. Để thuận tiện cho việc tra cứu, nghiên cứu thì sau khi hoàn thành vụ việc, người thực hiện TGPL, tổ chức thực hiện TGPL nên sắp xếp hồ sơ theo các nhóm tài liệu như sau:
+ Nhóm tài liệu liên quan đến yêu cầu TGPL: được sắp xếp theo thứ tự: (1) Đơn yêu cầu, (2) Giất tờ chứng minh người được TGPL, (3) Giấy tờ tài liệu có liên quan đến vụ việc do người được TGPL cung cấp ngay từ đầu (sắp xếp theo thời gian);
+ Nhóm tài liệu về các giấy tờ nghiệp vụ: Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý; Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý,... được sắp xếp theo thời gian ban hành các quyết định/văn bản đó.
+ Nhóm tài liệu liên quan đến thực hiện TGPL: gồm 02 loại tài liệu: loại thứ nhất: các tài liệu, văn bản tố tụng do cơ quan tố tụng cấp cho người thực hiện TGPL (Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp); loại thứ 2: các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện TGPL do người thực hiện TGPL thực hiện (Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý; Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý). Hai loại tài liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian ban hành/lập các văn bản, giấy tờ đó.
+ Phiếu lấy ý kiến của người được TGPL hoặc người thân thích
Sau khi sắp xếp các giấy tờ, tài liệu có trong Hồ sơ vụ việc như trên, Tổ chức thực hiện TGPL cần tiến hành đánh số thứ tự các tài liệu có trong hồ sơ. Cuối cùng là lập danh mục thống kê các tài liệu đó (theo số thứ tự). Có thể tham khảo mẫu danh mục thống kê các tài liệu trong hồ sơ như sau:
THỐNG KÊ TÀI LIỆU TTRONG HỒ SƠ
| Stt | Tên/loại tài liệu | Số trang | Ghi chú |
| 01 | Đơn yêu cầu TGPL | 01 | |
| 02 | Giấy tờ chứng minh người được TGPL | 01 | |
| 03 | Đơn khởi kiện | 10 | Do người được TGPL cung cấp từ khi yêu cầu |
| 04 | Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất | 02 | Do người được TGPL cung cấp từ khi yêu cầu |
| 05 | Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; | 01 | |
| ..... |
Hồ sơ vụ việc tư vấn gồm các giấy tờ cách thức thiết lập như sau:
| Các loại giấy tờ cần có | Trách nhiệm thiết lập | Cách thức thiết lập |
| 1. Đơn yêu cầu TGPL | - Do người được TGPL cung cấp. - Khi tiếp nhận, người tiếp nhận có trách nhiệm lập và kiểm tra các giấy tờ, tài liệu này - Về nguyên tắc, các giấy tờ tài liệu này được thiết lập và lưu tại Tổ chức thực hiện TGPL ngay sau khi thụ lý. Trường hợp bàn giao cho người thực hiện TGPL để họ biết về yêu cầu, phạm vi,...để tiến hành thực hiện TGPL thì cần phải có giấy tờ thể hiện sự giao nhận. Khi đó, sau khi vụ việc kết thúc, người thực hiện TGPL cần phải bàn giao lại các giấy tờ, tài liệu này. |
- Kiểm tra nội dung, phạm vi đơn yêu cầu hoặc hướng dẫn họ viết đơn - Kiểm tra giấy tờ chứng minh, trường hợp cần thiết thì đối chiếu bản chính. Khi đối chiếu cần ghi “đã đối chiếu bản chính” hoặc nọi dung khác để chứng minh phù hợp với bản chính - Đề nghị người được TGPL cung cấp 1 hoặc 1 số loại giấy tờ chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp trực tiếp bị xâm hại. |
| 2. Giấy tờ chứng minh người được TGPL | ||
| 3. Các giấy tờ tài liệu có liên quan đến vụ việc | ||
| 4. Văn bản/giấy tờ tài liệu về nghiệp vụ TGPL | Tổ chức thực hiện TGPL lập | - Tài liệu, thông tin, bút phê hoặc văn bản thể hiện sự phân công người thực hiện TGPL - Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có); |
| 5. Giấy tờ, tài liệu khác thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý | Người thực hiện TGPL có trách nhiệm lập và gửi về Tổ chức thực hiện TGPL sau khi vụ việc kết thúc | - Các tài liệu, ghi chép, hoặc biên bản làm việc,... với cơ quan, tổ chức có liên quan thể hiện các vấn đề cần làm việc, cần thu thập,... khi thực hiện tư vấn. - Các tài liệu, thông tin thu thập được khi người thực hiện TGPL gặp gỡ, làm việc với các cá nhân, tố chức có liên quan (không phải do người được TGPL cung cấp từ khi thụ lý). |
| 6. Văn bản tư vấn pháp luật có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý. | Người thực hiện TGPL có trách nhiệm lập và gửi về Tổ chức thực hiện TGPL sau khi vụ việc kết thúc | Văn bản tư vấn pháp luật do người thực hiện TGPL ký và được gửi cho người thực nhiện TGHPL và 01 bản lưu hồ sơ vụ việ TGPL. Người thựcv hiện TGPL chịu trách nhiệm về nội dung tư vấn của mình tại văn bản tư vấn |
| Các loại giấy tờ cần có | Trách nhiệm thiết lập | Cách thức thiết lập |
| 1. Đơn yêu cầu TGPL | - Do người được TGPL cung cấp. - Khi tiếp nhận, người tiếp nhận có trách nhiệm lập và kiểm tra các giấy tờ, tài liệu này - Về nguyên tắc, các giấy tờ tài liệu này được thiết lập và lưu tại Tổ chức thực hiện TGPL ngay sau khi thụ lý. Trường hợp bàn giao cho người thực hiện TGPL để họ biết về yêu cầu, phạm vi,...để tiến hành thực hiện TGPL thì cần phải có giấy tờ thể hiện sự giao nhận. Khi đó, sau khi vụ việc kết thúc, người thực hiện TGPL cần phải bàn giao lại các giấy tờ, tài liệu này. |
- Kiểm tra nội dung, phạm vi đơn yêu cầu hoặc hướng dẫn họ viết đơn. - Kiểm tra giấy tờ chứng minh, trường hợp cần thiết thì đối chiếu bản chính. Khi đối chiếu cần ghi “đã đối chiếu bản chính” hoặc nọi dung khác để chứng minh phù hợp với bản chính - Đề nghị người được TGPL cung cấp 1 hoặc 1 số loại giấy tờ chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp trực tiếp bị xâm hại. |
| 2. Giấy tờ chứng minh người được TGPL | ||
| 3. Các giấy tờ tài liệu có liên quan đến vụ việc | ||
| 4. Giấy tờ nghiệp vụ liên quan đến người thực hiện TGPL | Tổ chức thực hiện TGPL lập | - Các quyết định: Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có); Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có)... ngoài việc gửi cho người được TGPL, người thực hiện TGPL, cơ quan, tổ chức liên quan thì phải lưu 01 bản tại Hồ sơ. - Khi vụ việc TGPL kết thúc, người thực hiện TGPL cũng có thể gửi kèm các giấy tờ này. Tuy nhiên đây không phải là trách nhiệm của người thực hiện TGPL. |
| 5. Giấy tờ, tài liệu thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý | Người thực hiện TGPL có trách nhiệm lập và gửi về Tổ chức thực hiện TGPL sau khi vụ việc kết thúc | - Các giấy tờ do người thực hiện TGPL soạn/lập + Bản bào chữa hoặc bản bảo vệ quyền lợi cho người được trợ giúp pháp lý có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý. Tài liệu này không nhất thiết phải được đánh máy lại sau khi vụ việc kết thúc mà có thể có những ghi chép,... về các nội dung diễn biến phiên tòa, những nội dung mà kiểm sát viên, luật sư/TGVPL đối tụng nêu tại phiên tòa,..... Lưu ý: Tài liệu này cần có chữ ký của người thực hiện TGPL + Các tài liệu, ghi chép, hoặc biên bản làm việc hoặc tham gia các hoạt động tố tụng,... với cơ quan, tổ chức có liên quan thể hiện các vấn đề cần làm việc, cần thu thập,... Ví dụ: Biên bản làm với người được TGPL; Ghi chép khi tham gia hỏi cung; ghi chép khi tham gia thực nghiệm hiện trường;.... - Các giấy tờ do người thực hiện TGPL được cấp; Các tài liệu, thông tin thu thập được khi người thực hiện TGPL gặp gỡ, làm việc với các cá nhân, tố chức có liên quan + Bản chính hoặc bản sao kết luận điều tra, bản cáo trạng, bản án, quyết định; văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan tiến hành tố tụng cấp (Biên bản hòa giải thành/không thành; biên bản đối thoại; Quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời,…; * Đối với vụ việc hình sự, các giấy tờ/văn bản tố tụng hoặc các giấy tời khác mà người thực hiện TGPL có thể được cấp hoặc thu thập được đó là ++ tố giác, tin báo của cá nhân, tin báo của cơ quan, tổ chức về tội phạm, kiến nghị khởi tố…; ++ Các tài liệu xác minh của cơ quan có thẩm quyền khởi tố về các nguồn tin về tội phạm; ++ Các quyết định tố tụng như quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, quyết định thay đổi quyết định khởi tố vụ án, khởi tố bị can, quyết định phê chuẩn quyết định khởi tố bị can hoặc quyết định phê chuẩn quyết định thay đổi quyết định khởi tố bị can…; ++ Các văn bản về áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp ngăn chặn như lệnh bắt người, lệnh tạm giữ, tạm giam, quyết định cấm đi khỏi nơi cư trú, bảo lĩnh…, quyết định thay đổi, hủy bỏ biện pháp ngăn chặn…; Các tài liệu phản ánh quyết định áp dụng và kết quả các hoạt động điều tra nhằm phát hiện, thu thập chứng cứ như lệnh khám xét, khám nghiệm, thực nghiệm điều tra, kết luận giám định…; ++ Các tài liệu ghi lời khai của người tham gia tố tụng như biên bản đối chất, lấy lời khai người bị bắt, bị tạm giữ, người làm chứng, bị hại…; biên bản hỏi cung bị can, lấy lời khai người làm chứng, biên bản đối chất, bản cáo trạng hoặc quyết định truy tố, các văn bản về áp dụng, thay đổi hủy bỏ biện pháp ngăn chặn, biện pháp cưỡng chế…; ++ Các tài liệu phản ánh nhân thân bị hại…; các tài liệu về tạm đình chỉ điều tra và kết thúc điều tra như quyết định trưng cầu giám định pháp y, pháp y tâm thần, kết luận giám định, quyết định tạm đình chỉ quyết định đình chỉ điều tra, kết luận điều tra đề nghị truy tố… * Đối với vụ việc tố tụng dân sự/hành chính các giấy tờ/văn bản tố tụng hoặc các giấy tời khác mà người thực hiện TGPL có thể được cấp hoặc thu thập được đó là: ++ Các tài liệu về khởi kiện, phản tố: Đơn khởi kiện và các tài liệu chứng cứ kèm theo/yêu cầu phản tố đối với nguyên đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập và các tài liệu chứng cứ kèm theo,… ++ Thông báo về việc thụ lý vụ án theo quy định tại Điều 174 BLTTDS (có nội dung quy định về thời hạn người được thông báo phải có ý kiến bằng văn bản nộp cho Tòa án đối với yêu cầu của người khởi kiện và tài liệu, chứng cứ kèm theo (nếu có) và hậu quả pháp lý của việc người được thông báo không nộp cho Toà án văn bản về ý kiến của mình đối với yêu cầu của nguyên đơn,… ++ văn bản ghi ý kiến của bị đơn, của cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc giải quyết vụ án đối với yêu cầu của nguyên đơn và các tài liệu chứng cứ kèm theo ++ Giấy ờ tài liệu về việc rút, thay đổi, bổ sung yêu cầu của đương sự; ++ Các giấy tờ/tài liệu thể hiện việc đương sự tự khai. Tùy thuộc từng loại tranh chấp mà đương sự tự khai khác nhau ++ Các chứng cứ, tài lệu theo quy định của pháp luật do Tòa án thu thập như: Xác định yêu cầu và phạm vi yêu cầu (yêu cầu khởi kiện, phản tố, độc lập) và căn cứ đưa ra yêu cầu của các đương sự, quan điểm và căn cứ của bên đương sự phía bên kia. Xác định quan hệ pháp luật tranh chấp trong vụ án; Xác định tư cách đương sự; Xác định các vấn đề cần phải chứng minh của vụ án, đặc biệt là các tình tiết, sự kiện mới xuất hiện, điểm mấu chốt nào cần làm rõ để có thể giải quyết được vụ án; Xác định nghĩa vụ chứng minh của các bên đương sự; Xác định các vấn đề đã chứng minh được, vấn đề chưa chứng minh được và các chứng cứ cần thu thập bổ sung để hoàn thiện hồ sơ vụ án; ++ Cái giấy tờ/tài liệu xác định các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng; ++ Tài liệu về Lấy lời khai đương sự; lấy lời khai người làm chứng; ++ Đối chất, giám định; xem xét, thẩm định tại chỗ, Định giá tài sản, thẩm định giá tài sản ++ Văn bản về Áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời ++ Hòa giải/đối chất ++ Các quyết định trong giai đoạn chuẩn bị xét xử +++ Công nhận sự thỏa thuận của đương sự; +++ Tạm đình chỉ việc giải quyết vụ án khi có các căn cứ quy định tại Điều 189 BLTTDS; +++ Đình chỉ việc giải quyết vụ án khi có các căn cứ quy định tại Điều 192 BLTTDS; +++ Đưa vụ án ra xét xử trong trường hợp các đương sự không thỏa thuận được với nhau về việc giải quyết một phần hoặc toàn bộ vụ án,…. |
| 6. Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ. |
Tổ chức thực hiện TGPL lập | Tổ chức thực hiện TGPL có thể tiến hành lấy ý kiến của người được TGPL hoặc người thân thích của họ ttrong bất kỳ giai đoạn nào của việc thực hiện TGPL, từ khi đang thực hiện hoặc vụ việc kết thúc. |
| Các loại giấy tờ cần có | Trách nhiệm thiết lập | Cách thức thiết lập |
| 1. Đơn yêu cầu TGPL | - Do người được TGPL cung cấp. - Khi tiếp nhận, người tiếp nhận có trách nhiệm lập và kiểm tra các giấy tờ, tài liệu này - Về nguyên tắc, các giấy tờ tài liệu này được thiết lập và lưu tại Tổ chức thực hiện TGPL ngay sau khi thụ lý. Trường hợp bàn giao cho người thực hiện TGPL để họ biết về yêu cầu, phạm vi,...để tiến hành thực hiện TGPL thì cần phải có giấy tờ thể hiện sự giao nhận. Khi đó, sau khi vụ việc kết thúc, người thực hiện TGPL cần phải bàn giao lại các giấy tờ, tài liệu này. |
- Kiểm tra nội dung, phạm vi đơn yêu cầu hoặc hướng dẫn họ viết đơn. - Kiểm tra giấy tờ chứng minh, trường hợp cần thiết thì đối chiếu bản chính. Khi đối chiếu cần ghi “đã đối chiếu bản chính” hoặc nọi dung khác để chứng minh phù hợp với bản chính - Đề nghị người được TGPL cung cấp 1 hoặc 1 số loại giấy tờ chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp trực tiếp bị xâm hại. |
| 4. Giấy tờ nghiệp vụ liên quan đến người thực hiện TGPL | Tổ chức thực hiện TGPL lập | - Các quyết định: Quyết định cử người thực hiện trợ giúp pháp lý; quyết định thay đổi người thực hiện trợ giúp pháp lý (nếu có); Văn bản thông báo không tiếp tục thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý (nếu có)... ngoài việc gửi cho người được TGPL, người thực hiện TGPL, cơ quan, tổ chức liên quan thì phải lưu 01 bản tại Hồ sơ. - Khi vụ việc TGPL kết thúc, người thực hiện TGPL cũng có thể gửi kèm các giấy tờ này. Tuy nhiên đây không phải là trách nhiệm của người thực hiện TGPL. |
| 5. Giấy tờ, tài liệu thể hiện quá trình thực hiện vụ việc trợ giúp pháp lý | Người thực hiện TGPL có trách nhiệm lập và gửi về Tổ chức thực hiện TGPL sau khi vụ việc kết thúc | - Các giấy tờ do người thực hiện TGPL soạn/lập gồm: + Các tài liệu, ghi chép, hoặc biên bản làm việc hoặc tham gia các hoạt động đại diện... với cơ quan, tổ chức có liên quan thể hiện các vấn đề cần làm việc, cần thu thập,... Ví dụ: Biên bản làm với người được TGPL; với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thầm quyền,... + Bản báo cáo về những công việc đã thực hiện và kết quả đạt được trong phạm vi đại diện ngoài tố tụng có chữ ký, ghi rõ họ tên của người thực hiện trợ giúp pháp lý. - Các giấy tờ do người thực hiện TGPL được cấp; Các tài liệu, thông tin thu thập được khi người thực hiện TGPL gặp gỡ, làm việc với các cá nhân, tố chức có liên quan là các: Văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng; |
| 6. Phiếu lấy ý kiến người được trợ giúp pháp lý hoặc người thân thích của họ. |
Tổ chức thực hiện TGPL lập | Tổ chức thực hiện TGPL có thể tiến hành lấy ý kiến của người được TGPL hoặc người thân thích của họ ttrong bất kỳ giai đoạn nào của việc thực hiện TGPL, từ khi đang thực hiện hoặc vụ việc kết thúc. |
Sau khi vụ việc TGPL kết thúc (ngày ký văn bản tư vấn, ngày có kết quả/văn bản giải quyết vụ việc của cơ quan có thẩm quyền hoặc văn bản thể hiện kết quả việc đại diện ngoài tố tụng; ngày có bản án. Quyết định của tòa án,...), trong thời hạn 30 ngày, người thực hiện trợ giúp pháp lý người thực hiện TGPL có trách nhiệm sắp xếp các tài liệu theo thời gian do mình có, thu thập, xác lập được trong quá trình thực hiện TGPL và phải bàn giao hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý cho tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý để thực hiện thanh toán thù lao, bồi dưỡng và lưu trữ.
Khi nhận được hồ sơ vụ việc/các giấy tờ, tài liệu do người thực hiện TGPL bàn giao, Tổ chức thực hiện TGPL tiến hành thẩm định thời gian để thực hiện thanh toán, đồng thời sắp xếp theo ngày tháng năm diễn ra hoạt động theo hướng dẫn ở trên; đánh số các tài liệu có trong hồ sơ và thực hiện lập bảng thống kế (theo hướng dẫn ở trên) trước khi đưa vào lưu trữ.
Khi lưu trữ, cần sắp xếp hồ sơ phù hợp để dễ tiếp cận theo hình thức TGPL: tư vấn pháp luật, tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng...
Trần Nguyên Tú
Phó trưởng phòng, Phòng TC&QLCL TGPL, Cục Trợ giúp pháp lý
