Ailen là một nước có quy mô dân số nhỏ nhưng có hệ thống trợ giúp pháp lý khá phát triển, có hệ thống trợ giúp pháp lý dân sự và trợ giúp pháp lý trong lĩnh vực hình sự riêng. Trong quá trình phát triển hệ thống Ailen luôn nỗ lực ứng dụng những công nghệ mới giúp việc thực hiện trợ giúp pháp lý cũng như vận hành, quản lý hệ thống nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực và thời gian.
Về công nghệ thông tin, Trợ giúp pháp lý tại Ai len đã xây dựng phần mềm quản lý vụ việc trợ giúp pháp lý, được gọi tắt là EOS là một hệ thống chính được sử dụng cho các Trung tâm luật và Phòng dịch vụ pháp lý. Nó hỗ trợ toàn bộ chu trình vụ việc từ khâu nộp đơn đến toàn bộ các giai đoạn của vụ việc cho đến khi vụ việc kết thúc. Mục tiêu ban đầu đặt ra đối với các nhà thầu cung cấp phần mềm và tài liệu sáng kiến dự án là:
- Cung cấp việc quản lý vụ việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm hỗ trợ việc giải quyết vụ việc;
- EOS bao gồm danh mục công việc hướng dẫn nhân viên cần làm ở mỗi giai đoạn của vụ việc;
- Hệ thống sử dụng tiền lệ pháp lý và mẫu để tự động viết thư, mẫu và giấy chứng nhận trợ giúp pháp lý cần thiết để quản lý vụ việc trợ giúp pháp lý;
- Hệ thống hỗ trợ các công việc hành chính, bao gồm việc kiểm tra điều kiện trợ giúp pháp lý và tính toán chi phí khách hàng phải đóng góp;
- EOS liên kết với trung tâm luật chia sẻ những công việc hàng ngày;
- EOS cung cấp tài liệu điện tử bao gồm scan những tài liệu do bên ngoài cung cấp và khả năng tải lên những tài liệu nhận thông qua thư điện tử;
- Hệ thống thông tin quản lý được xây dựng từ công cụ báo cáo trong hệ thống. Hội đồng trợ giúp pháp lý có thể linh hoạt xây dựng các báo cáo dựa vào những thông tin có trong cơ sở dữ liệu. Đến này có khoảng 50 báo cáo được xây dựng. Các báo cáo giúp việc quản lý tất cả các vấn đề về vụ việc như đầu vào của vụ việc, việc hoạt động của các Trung tâm luật, hoạt động của nhân viên và cung cấp số liệu.
- Quản lý rủi ro hiệu quả là một phần của hệ thống giúp giảm thiều rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện trợ giúp pháp lý.
EOS cũng cung cấp cho nhân viên những tiện ích sau đây:
- Môi trường làm việc đơn giản và minh bạch, các hoạt động pháp lý và thông tin cơ bản liên quan đến hồ sơ vụ việc hay vụ việc tập trung tại một nơi;
- Một hệ thống giúp nâng cao hiệu quả;
- Hỗ trợ hoạt động phù hợp với quy định của pháp luật;
- Đề xuất quản lý thông tin và theo dõi vụ việc.
Phần mềm này cũng hỗ trợ công tác thống kê, báo cáo. 50 báo cáo đã được thiết kế và xây dựng. Nó được thử nghiệm theo giai đoạn. 16 báo cáo trong số này được sử dụng cho các Trung tâm luật. Những báo cáo này giúp giám đốc các Trung tâm tiếp cận các dữ liệu của họ. Các báo cáo còn lại được sử dụng cho các nhân viên và được công bố theo cách thân thiện với người sử dụng. Sau đó, khi được xây dựng nó sẽ được cộng đồng người sử dụng thử nghiệm. Khi được thử nghiệm đầy đủ thì sẽ được sử dụng cho những nhân viên liên quan. Các báo cáo bổ sung có thể được yêu cầu và do nhân viên được tập huấn về lĩnh vực chuyên môn thiết kế.
Các loại báo cáo trên hệ thống bao gồm:
- Thời điểm luật sư thực hiện từng công việc cụ thể, thời điểm bắt đầu, lĩnh vực trợ giúp pháp lý và tình trạng vụ việc;
- Số vụ việc do luật sư thực hiện trong năm, bao gồm cả những vụ việc đã kết thúc;
- Báo cáo về hồ sơ các vụ việc liên quan đến lĩnh vực pháp luật và Trung tâm luật/luật sư được chỉ định
- Số lượng vụ việc ở các Trung tâm luật không có trên hệ thống
- Báo cáo về số tiền đóng góp của khách hàng theo từng trung tâm
- Giới tính và tuổi của người đề nghị trợ giúp pháp lý
- Quyết định thực hiện trợ giúp pháp lý cho biết số yêu cầu được chấp nhận và số yêu cầu bị từ chối xếp theo các lĩnh vực tố tụng
- Giấy chứng nhận trợ giúp pháp lý cấp cho các vụ việc trợ giúp pháp lý do luật sư tư thực hiện
- Số vụ việc chuyển cho các luật sư tư của từng Trung tâm luật/văn phòng mỗi tháng
- Thời gian chờ đợi để được tư vấn lần thứ nhất và lần thứ hai.
Vận hành kỹ thuật
Chi tiết kỹ thuật vể cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Hội đồng trợ giúp pháp lý được mô tả như sau:
Hội đồng trợ giúp pháp lý sử dụng dữ liệu trung ương để triển khai việc áp dụng đối với tất cả các địa điểm thông qua Citrix. Hiện tại tất cả máy tính để bàn được kết nối thông qua cổng Lotus Notes R8.5. Hội đồng trợ giúp pháp lý quản lý trung tâm dữ liệu trung ương ở 1 văn phòng, 1 văn phòng khác được thành lập để điều hành hệ thống khi có sự cố như mất điện. Hội đồng trợ giúp pháp lý cũng kết nối với mạng của Chính phủ để trao đổi thông tin giữa các tổ chức của Chính phủ. Với mạng kết nối này hiện nay Hội đồng trợ giúp pháp lý có thể chia sẻ thông tin với 3 tổ chức./.
Bình An - Cục Trợ giúp pháp lý